Департамент Общего Аудита о порядке заполнения путевых листов

Согласно подпункту 5 пункта 1 статье 254 НК РФ к материальным расходам, учитываемым в целях исчисления налога на прибыль, в частности, относятся затраты на приобретение топлива.

 

При этом в соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

 

Как следует из приведенного письма, организации, не являющиеся автотранспортными, для подтверждения затрат на бензин при использовании транспортных средств в производственных целях могут составлять как путевые листы унифицированной формы № 3[1], так и документы произвольной формы с отражением обязательных реквизитов, установленных пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

 

При этом в указанном письме отмечено следующее:

«..целью составления данного документа в том числе является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции…».

 

С учетом изложенного, по нашему мнению, можно сделать вывод о том, что из документов, служащих обоснованием в целях исчисления налога на прибыль понесенных расходов, должна следовать информация о том, что затраты были осуществлены в производственных целях. Подтверждением в данном случае могут служить маршруты следования. При этом целесообразно в документах отражать адреса, по которым был направлен сотрудник, для обоснования пройденного маршрута (расстояния).

Наименование организации может являться дополнительным документом, для обоснования понесенных расходов. Однако если Организация сможет подтвердить из других источников, что направление в пункт назначения, указанный в путевых листах, связан с ее хозяйственной деятельностью, то отражение наименования организации, находящейся по указанному адресу не обязательно.

В данном случае, по нашему мнению, Организации целесообразно руководствоваться следующим: достаточно ли информации, отраженной в путевом листе, для обоснования пути следования сотрудника, или нет. Если из информации, содержащейся в других документах, находящихся в распоряжении Организации следует, что по указанному адресу находится, например, контрагент с которым сотрудничает Организация, то дополнительно указывать вместе с адресом наименование контрагента не обязательно. В противном же случае, в целях минимизации риска возникновения споров с налоговыми органами целесообразно все же указать наименование организации.