Департамент общего аудита о путевых листах

Приказом Минтранса РФ от 18.09.08 № 152[1] (далее – Приказ Минтранса № 152) утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов[2].

 

В соответствии с разделом II указанного Приказа путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

 

2) сведения о сроке действия путевого листа:

- дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

 

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства:

- для юридического лица: наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;

 

4) сведения о транспортном средстве:

- тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства;

- государственный регистрационный знак легкового автомобиля;

- показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

 

5) сведения о водителе:

- фамилию, имя, отчество водителя;

- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

 

Представленный бланк путевого листа, разработанный Вашей Организацией, не содержит следующих обязательных реквизитов, предусмотренных Приказом Минтранса № 152:

1.Сведения о собственнике транспортного средства:

 - номер телефона организации;

 

2.Сведения о транспортном средстве:

- время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку;

 

3.Сведения о водителе:

- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

 

В то же время представленный путевой лист содержит все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона № 129-ФЗ[3]:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

 

 

По мнению Минфина РФ, изложенному в Письме от 25.08.09 № 03-03-06/2/161 путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные  Приказом Минтранса № 152, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Аналогичный вывод содержится в Письме УФНС России по г. Москве от 13.10.09 № 16-15/107268.

 

Отметим, что ранее и Минфин РФ и налоговые органы высказывали мнение о том, что организации, не являющиеся автотранспортными, могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на покупку горюче-смазочных материалов, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона № 129-ФЗ.

Например: Письма Минфина РФ от 07.04.06 № 03-03-04/1/327, от 16.03.06 № 03-03-04/2/77, от 20.02.06 № 03-03-04/1/129, Письма УФНС РФ по г. Москве от 07.07.08 № 20-12/064123.2, от 14.11.06 № 20-12/100253.

Однако данные Письма были выпущены до издания Приказа Минтранса № 152 и руководствоваться ими в настоящий момент, по нашему мнению, рискованно.

 

Таким образом, можно сделать вывод, что при учете в составе расходов стоимости горюче-смазочных материалов на основании путевого листа, не содержащего всех обязательных реквизитов предусмотренных Приказом Минтранса № 152, у Вашей Организации могут возникнуть налоговые риски по налогу на прибыль. 

 

Проанализируем арбитражную практику по данному вопросу.

 

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.10.11 № А56-56568/2010

Признавая неправомерным доначисление предпринимателю НДФЛ и ЕСН, арбитражный суд отклонил доводы налогового органа о документальной неподтвержденности затрат на приобретение ГСМ, поскольку представленные путевые листы не содержат необходимые реквизиты, в том числе конкретную информацию о месте следования автомобиля, выданный автозаправочной станцией чек подтверждает лишь факт приобретения бензина, но не устанавливает факт расходования топлива и цель его приобретения. Суд пришел к выводу, что представленные вместе с путевыми листами документы (договоры на оказание услуг по производству комплекса лесохозяйственных работ, счета-фактуры, акты оказанных услуг, чеки, квитанции, акты о списании) позволяют однозначно установить содержание хозяйственных операций. Кроме того, указанные в документах транспортные средства, для использования которых и приобретались ГСМ, представляют собой автотранспортные средства, используемые предпринимателем для осуществления деятельности, связанной с лесозаготовкой, что свидетельствует об экономической оправданности произведенных налогоплательщиком расходов. Следовательно, недочеты в оформлении путевых листов не могут препятствовать принятию их к учету.

 

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.11.09 № А26-5167/2008:

Суд не принял во внимание довод налогового органа о дефектах в содержании путевых листов, указав, что факт приобретения ГСМ подтвержден кассовыми чеками, авансовыми отчетами и другими документами, а недостатки оформления путевых листов не опровергают наличие расходов на ГСМ. Общество не было автотранспортной организацией, разработало свою форму путевого листа и имело иные документы, подтверждающие понесенные расходы на использование ГСМ, в которых имеются все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. ГСМ использованы для заправки автомашин, доставлявших работников к месту работы по вырубке леса, строительству лежневых дорог и прокладке магистрального газопровода. Выезд работников подтвержден командировочными удостоверениями. Приказом общества установлен учет и списание израсходованных за рабочий день ГСМ и запасных частей к технике по фактической потребности. Факт расходования ГСМ и запасных частей отражен в материальных отчетах должностных лиц, материалы списаны на основании актов.

 

Постановление ФАС Московского округа от 19.03.12 по делу № А40-64845/11-107-280:

Суд отклонил довод налогового органа о том, что отсутствие в путевых листах сведений о регионе регистрации транспортных средств препятствует учету произведенных затрат. Поскольку налогоплательщик не является транспортной организацией, он не обязан составлять путевые листы, а значит, расходы учтены правомерно.

 

Постановление ФАС Московского округа от 31.08.10 № КА-А40/9859-10 по делу № А40-156204/09-33-1239:

Доводы налогового органа о том, что в разработанном самостоятельно путевом листе не содержатся реквизиты о маршрутах следования автомобиля, что не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях, что подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции не принимаются по следующим основаниям. Налогоплательщик не является специализированной автотранспортной организацией и не оказывает транспортные услуги сторонним организациям. Формы путевого листа, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года N 78, на которое ссылается налоговый орган, применяются в обязательном порядке специализированными автотранспортными организациями. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов. Из материалов дела следует, что приказом ООО "Сандвик" от 20 декабря 2005 года (т. 1 л.д. 54) утверждена форма путевого листа легкового автомобиля и приложения к путевому листу. Согласно п. 7 приказа, автомобили должны использоваться исключительно в служебных целях (том 1, л.д. 55). Ежемесячные путевые листы, оформленные по самостоятельно разработанной форме, содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом "О бухгалтерском учете", а также данные, позволяющие определить расход бензина: остаток бензина при выезде, остаток при въезде, заправку бензина и пробег автомобиля согласно данным спидометра. Суд установил, что по спорной позиции налоговым органом не доказаны мотивы решения по уменьшению налоговой базы по прибыли.

 

Постановление ФАС Московского округа от 18.11.09 № КА-А40/12213-09 по делу № А40-33061/09-141-127:

Такие реквизиты как дата и время возвращения в гараж, задание водителю, маршрут движения, штамп заказчика, на отсутствие которых ссылается Инспекция, предусмотрены для формы 4-п путевого листа грузового автомобиля, утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте". Как разъяснил Минфин России в письмах от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, данная форма является обязательной только для автотранспортных организаций. Между тем, налогоплательщик к автотранспортным предприятиям не относится.

При таких обстоятельствах, перечень требований к сведениям, содержащимся в путевом листе неавтотранспортной организации, ограничен установленными Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" общими требованиями к реквизитам первичного документа, которые в путевых листах, с учетом разъяснений Минфина России в упомянутых письмах от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 и от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, должны позволять судить об обоснованности произведенного расхода.

 

Постановление ФАС Уральского округа от 25.08.11 № Ф09-5209/11 по делу № А34-4865/2010:

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте утверждена форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", являющаяся унифицированной формой первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, она распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси) и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.

Иные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Форма путевых листов, представленная обществом разработана им и утверждена в его учетной политике. Путевые листы содержат всю информацию: наименование организации, марка и номер автомобиля, маршрут следования, пробег автомобиля, показания спидометра перед выездом и при возвращении, остаток горючего при выезде и возвращении, расход горючего, имеются подписи водителя и руководителя общества, печать организации. В материалы дела налогоплательщиком представлен приказ от 11.01.2008 N 2, в соответствии с которым утверждены маршруты поездок по Курганской области в целях производственной необходимости. Утвержденные маршруты соответствуют маршрутам, указанным в путевых листах.

 

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.06.09 по делу № А56-20450/2008:

Пунктом 2 постановления N 78 установлено обязательное ведение первичного учета по указанным в нем унифицированным формам первичной учетной документации юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Отклоняя доводы Инспекции по данному эпизоду, суды правомерно указали на то, что поскольку Общество не относится к таким организациям, то оно обоснованно использовало учетные документы, содержащие, как установлено судами, все необходимые реквизиты, предусмотренные статьей 9 Закона N 129-ФЗ. Доказательств обратного налоговым органом не представлено и у суда кассационной инстанции отсутствуют основания для переоценки выводов судов.

Аналогичные выводы содержат: Постановление ФАС Московского округа от 23.09.08 № КА-А40/8513-08-2, Постановление ФАС Московского округа от 11.05.07, 14.05.07 № КА-А40/2612-07, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.11.09 по делу № А44-1106/2009.

 

Таким образом, можно сделать вывод, что арбитражная практика по данному вопросу складывается в пользу налогоплательщика и позволяет учесть в расходах стоимость ГСМ по путевым листам, оформленным с недочетами, но содержащим обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом № 129-ФЗ.

 

По нашему мнению, отсутствие таких реквизитов путевого листа, как номер телефона организации, время выезда и заезда в гараж, а также дата и время проведения предрейсового осмотра[4], не повлечет для Вашей организации невозможность учета затрат на ГСМ для целей налогообложения прибыли.

 

Однако полностью исключить риск возникновения претензий контролирующих органов мы не можем.