Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита о разъездном характере работы сотрудника
Департамент общего аудита о разъездном характере работы сотрудника
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
06.07.2012
Вопрос
Наша организация приняла на работу иногороднего сотрудника для работы с ключевыми партнерами.
1. В трудовом договоре отражен разъездной характер работы сотрудника. Какие документы, кроме договора необходимо оформить для оплаты сотруднику заработной платы исходя из 8-ми часового рабочего дня. Как необходимо оформлять табель учета рабочего времени.
2. В договоре есть следующие условия:
5.3 Принимая во внимание используемый в Обществе приказ его руководителя (директора) о компенсации работникам, работа которых носит разъездной характер, учитывая должностную инструкцию Работника (должность и выполняемую разъездную работу) и в соответствии со ст.168.1 Трудового кодекса Российской Федерации, Общество возмещает Работнику связанные с его служебными поездками следующие расходы (далее - расходы):
- расходы по проезду: в размере, не превышающем ___________ рублей в месяц;
- расходы по найму жилого помещения: в размере, не превышающем _________ рублей в месяц;
- суточные расходы: в размере, не превышающем __________ рублей в сутки;
- расходы по оплате мобильной телефонной связи: в размере, не превышающем ________ рублей в месяц.
5.4. Общество возмещает Работнику его расходы в порядке, указанном в п.5.6. настоящего договора, основываясь для расчетов (выплаты) на подтверждающие расходы Работника документы.
5.5. Общество возмещает Работнику расходы, указанные в п.5.3. настоящего договора по проезду: поезд – не выше «купе», самолет – не выше «бизнес класс», такси – «эконом класс»; по найму жилого помещения: квартира (г. Москва) – в размере, не превышающем ___________ руб. в месяц, гостиница – не выше класса «люкс» или трех звезд.
Какими документами необходимо оформлять данные выплаты.
Наша организация приняла на работу иногороднего сотрудника для работы с ключевыми партнерами.
1. В трудовом договоре отражен разъездной характер работы сотрудника. Какие документы, кроме договора необходимо оформить для оплаты сотруднику заработной платы исходя из 8-ми часового рабочего дня. Как необходимо оформлять табель учета рабочего времени.
2. В договоре есть следующие условия:
5.3 Принимая во внимание используемый в Обществе приказ его руководителя (директора) о компенсации работникам, работа которых носит разъездной характер, учитывая должностную инструкцию Работника (должность и выполняемую разъездную работу) и в соответствии со ст.168.1 Трудового кодекса Российской Федерации, Общество возмещает Работнику связанные с его служебными поездками следующие расходы (далее - расходы):
- расходы по проезду: в размере, не превышающем ___________ рублей в месяц;
- расходы по найму жилого помещения: в размере, не превышающем _________ рублей в месяц;
- суточные расходы: в размере, не превышающем __________ рублей в сутки;
- расходы по оплате мобильной телефонной связи: в размере, не превышающем ________ рублей в месяц.
5.4. Общество возмещает Работнику его расходы в порядке, указанном в п.5.6. настоящего договора, основываясь для расчетов (выплаты) на подтверждающие расходы Работника документы.
5.5. Общество возмещает Работнику расходы, указанные в п.5.3. настоящего договора по проезду: поезд – не выше «купе», самолет – не выше «бизнес класс», такси – «эконом класс»; по найму жилого помещения: квартира (г. Москва) – в размере, не превышающем ___________ руб. в месяц, гостиница – не выше класса «люкс» или трех звезд.
Какими документами необходимо оформлять данные выплаты.
Ответ
ТК РФ не содержит ни определения работ, которые носят разъездной характер, ни перечня (категорий) работников, выполняющих такие работы.
На практике под разъездным характером работы понимают работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков), при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства.
Перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается работодателем самостоятельно в локальном нормативном акте (коллективном договоре, соглашении) в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ.
Кроме того, согласно статье 168.1 ТК РФ работодателю также следует определить размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работника. Это можно сделать либо в локальном нормативном акте (коллективном договоре, соглашении), либо в трудовом договоре.
К указанным расходам относятся:
-расходы на проезд;
-расходы по найму жилого помещения;
-дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
-иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Также следует отметить, что согласно требованиям статьи 57 ТК РФ трудовой договор в обязательном порядке должен содержать указание на характер работы, если это влияет на объем и реализацию прав и обязанностей работника и работодателя.
В связи с этим, если работа носит разъездной характер, это должно быть в обязательном порядке отражено в трудовом договоре.
Таким образом, в первую очередь работодателю необходимо установить локальным нормативным актом перечень должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, а также определить размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работника. Кроме того, соответствующие условия о разъездном характере работы должны быть внесены в трудовой договор.
Следует отметить, что иных особенностей трудовых правоотношений с работниками, имеющими разъездной характер работы, трудовой законодательство не предусматривает.
В связи с этим, можно сделать вывод о том, что в отношении сотрудников, работа которых носит разъездной характер, действуют общие нормы ТК РФ, касающиеся режима и норм рабочего времени, времени отдыха, оплаты сверхурочных и ночных и т.д.
В связи с этим, по нашему мнению, порядок учета отработанного времени применяется общий.
В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1 для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду применяются формы Т-12 и Т-13.
Таким образом, в общем случае, при учете отработанного времени в целях оплаты труда применяются формы Т-12 и Т-13. При этом, поскольку вышеуказанное постановление не предусматривает специальной формы для учета отработанного времени работников с разъездным характером работы, то соответственно, по нашему мнению, в рассматриваемом случае, также применяются формы Т-12 и Т-13.
Следует отметить, что указанные документы не предусматривают специального кода для отметки рабочего времени, имеющего разъездной характер. В связи с этим, по нашему мнению, наиболее подходящим условным обозначением является код «Я», обозначающий в рассматриваемом случае то, что сотрудник, находясь в разъездах, фактически находится на своем рабочем месте и исполняет свои трудовые обязанности.
1. В договоре есть следующие условия:
5.3 Принимая во внимание используемый в Обществе приказ его руководителя (директора) о компенсации работникам, работа которых носит разъездной характер, учитывая должностную инструкцию Работника (должность и выполняемую разъездную работу) и в соответствии со ст.168.1 Трудового кодекса Российской Федерации, Общество возмещает Работнику связанные с его служебными поездками следующие расходы (далее - расходы):
- расходы по проезду: в размере, не превышающем ___________ рублей в месяц;
- расходы по найму жилого помещения: в размере, не превышающем _________ рублей в месяц;
- суточные расходы: в размере, не превышающем __________ рублей в сутки;
- расходы по оплате мобильной телефонной связи: в размере, не превышающем ________ рублей в месяц.
5.4. Общество возмещает Работнику его расходы в порядке, указанном в п.5.6. настоящего договора, основываясь для расчетов (выплаты) на подтверждающие расходы Работника документы.
5.5. Общество возмещает Работнику расходы, указанные в п.5.3. настоящего договора по проезду: поезд – не выше «купе», самолет – не выше «бизнес класс», такси – «эконом класс»; по найму жилого помещения: квартира (г. Москва) – в размере, не превышающем ___________ руб. в месяц, гостиница – не выше класса «люкс» или трех звезд.
Какими документами необходимо оформлять данные выплаты.
В первую очередь, следует отметить, что нормы действующего законодательства не предусматривают специального порядка документального оформления возмещаемых расходов работнику с разъездным характером работы.
В связи с этим, по нашему мнению, основанием для возмещения расходов является авансовый отчет[1] (АО-1).
Согласно указаниям по применению, авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы.
В свою очередь подотчетное лицо – это лицо, получившее денежные суммы под отчет, для последующих расходов в интересах выдавшей их организации.
В рассматриваемом случае, работник не получает денежных средств под отчет, но действует и несет расходы в интересах Организации. В связи с этим, по нашему мнению, оформление авансового отчета на суммы, подлежащие возмещению работнику, соответствует действующему законодательству.
Как было указано выше, статья 168.1 ТК РФ устанавливает минимальный перечень расходов, подлежащих возмещению работнику с разъездным характером работы. Возмещение расходов, по нашему мнению, предполагает, что работодателем эти расходы должны возмещаться в размере осуществленных затрат. Для того, чтобы работодатель смог произвести возмещение таких расходов, работником должны быть предоставлены оправдательные документы. Указание на наличие оправдательных документов содержится также и в указаниях по заполнению авансового отчета.
Таким образом, основанием для выплаты возмещаемых расходов служит авансовый отчет с приложением оправдательных документов.
2. Сотрудник иногородний, трудоустроен в Москве. В договоре предусмотрена в п. 5.3 (компенсация) - расходы по найму жилого помещения: в размере, не превышающем _________ рублей в месяц; Подпадают ли под эту формулировку расходы по найму жилого помещения в Москве или только проживание за пределами города основного места работы. Сможем ли мы принять такие затраты для целей налогообложения.
Как оформлять расходы по аренде жилья в Москве.
Как компенсация по найму жилья (списывается сразу на прибыль) или как компенсация сотруднику, выплачиваемая вместе с заработной платой. При этом облагается ли данная сумма НДФЛ и взносами?
В соответствии с полученными разъяснениями, местом работы сотрудника, согласно трудовому договору, является г.Москва, где Организация арендует квартиру, в которой сотрудник проживает, когда не осуществляет служебные поездки в другие города.
В связи с этим, мы можем предположить, что преимущественным местом жительства для сотрудника также является г.Москва.
Как было указано выше, в соответствии со статьей 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в том числе, расходы по найму жилого помещения.
Однако в рассматриваемом случае, по нашему мнению, учитывая тот факт, что преимущественным местом проживая сотрудника является г.Москва, его расходы по найму жилого помещения в этом городе, не могут признаваться расходами, связанными со служебными поездками.
В связи с этим, расходы Организации на возмещение сотруднику расходов на проживание в г.Москве, на наш взгляд, могут квалифицироваться как возмещение расходов по аренде жилья для сотрудника, не регулируемые статьей 168.1 ТК РФ.
В отношении возможности учета данных затрат в целях налогообложения прибыли, страховыми взносами и НДФЛ, отмечаем, что данный вопрос нами был подробно рассмотрели в нашем письме № 10-08/28 от 17.08.10.
В указанном письме нами было отмечено, что вопрос о возможности учета в целях налогообложения возмещения рассматриваемых расходов является спорным.
По нашему мнению, Организация имеет право учесть в составе расходов на оплату труда при исчислении налога на прибыль затраты на компенсацию (возмещение) расходов по оплате жилья сотруднику. Однако мы не исключаем возникновения споров с налоговым органом в случае включения в состав расходов при исчислении налога на прибыль указанного возмещения. В таком случае, свою точку зрения Вашей организации придется отстаивать в суде.
В отношении страховых взносов нами было отмечено, что возмещение затрат на оплату жилья является оплатой труда, соответственно, оно подлежит налогообложению страховыми взносами в общеустановленном порядке. Также указанное возмещение подлежит налогообложению страховыми взносами от несчастных случаев на производстве.
Выплаты в виде возмещения расходов по оплате жилья, признаются доходом физического лица, подлежащего обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
В отношении документального оформления расходов по возмещению оплаты жилья сотруднику, отмечаем, что по нашему мнению, указанная выплата должна производится на основании:
-трудового договора, содержащего условие о таком возмещении и его размере;
-договор аренды жилья;
-акт приема-передачи квартиры.
В отношении необходимости указания в трудовом договоре информации о том, что сотрудник является иногородним, отмечаем.
Статьей 57 ТК РФ установлен перечень обязательных информации и условий, которые должны быть отражены в трудовом договоре.
Сведения, которые непосредственно касаются личности сотрудника, включают в себя следующую информацию:
-фамилия, имя, отчество работника;
-сведения о документах, удостоверяющих личность работника.
Сведения, касающиеся места жительства (прописки) сотрудника, в указанном перечне отсутствуют.
Следовательно, по нашему мнению, информация о месте жительства (прописки) сотрудника не является обязательной для ее указания в трудовом договоре.
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit