Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита о ремонте транспортного средства, предоставленного в аренду.
Департамент общего аудита о ремонте транспортного средства, предоставленного в аренду.
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
23.05.2008
Вопрос
Просим вас дать рекомендации по отражению в учете описанной ситуации:
У арендатора в результате аварии пришла в негодность рама (номерная) на автолаборатории связи.
Для внесения изменений в регистрационное свидетельство, связанных с ремонтом (заменой рамы) необходим договор купли-продажи рамы собственником транспортного средства, а не арендатором, т.к. это капитальный ремонт (требование ГИБДД). На основании договора купли-продажи ГИБДД внесет изменения в паспорт транспортного средства. Свою вину арендатор не отрицает и готов возместить расходы, связанные с заменой рамы.
Необходимо ли вносить изменения в условиях договора аренды?
И какие документы нужны для правильного отражения в учете данной ситуации?
Просим вас дать рекомендации по отражению в учете описанной ситуации:
У арендатора в результате аварии пришла в негодность рама (номерная) на автолаборатории связи.
Для внесения изменений в регистрационное свидетельство, связанных с ремонтом (заменой рамы) необходим договор купли-продажи рамы собственником транспортного средства, а не арендатором, т.к. это капитальный ремонт (требование ГИБДД). На основании договора купли-продажи ГИБДД внесет изменения в паспорт транспортного средства. Свою вину арендатор не отрицает и готов возместить расходы, связанные с заменой рамы.
Необходимо ли вносить изменения в условиях договора аренды?
И какие документы нужны для правильного отражения в учете данной ситуации?
Ответ
Как следует из вопроса, Организация предоставила в аренду транспортное средство – передвижную лабораторию связи.
По нашему мнению, правовые отношения в данном случае подлежат регулированию в соответствии с нормами параграфа 3 «Аренда транспортных средств» главы 34 «Аренда» Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ).
Поскольку в вопросе не указано иное, будем исходить из того, что между Организацией (Арендодатель) и Арендатором заключен договор аренды транспортного средства без экипажа.
Согласно статье 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
В силу норм статьи 644 ГК РФ арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта.
Кроме того, согласно пунктам 1 и 3 статьи 615 ГК РФ по общему правилу, установленному для договоров аренды, арендатор обязан пользоваться арендованным имуществом в соответствии с условиями договора аренды, а если такие условия в договоре не определены, в соответствии с назначением имущества.
Если арендатор пользуется имуществом не в соответствии с условиями договора аренды или назначением имущества, арендодатель имеет право потребовать расторжения договора и возмещения убытков.
На основании пункта 2 статьи 616 ГК РФ арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды.
Статьей 622 ГК РФ определено, что при прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.
На основании изложенного, считаем, что по договору аренды транспортного средства без экипажа арендатор обязан содержать имущество в исправном состоянии, осуществлять, в том числе, ремонт капитального характера, а также, возвратить имущество арендодателю в том состоянии, в котором он его получил.
Таким образом, в случае нанесения ущерба арендованному имуществу у арендодателя возникает обязанность возместить причиненный ущерб (произвести ремонт или компенсировать материально).
Отметим, что пунктом 3 Постановления Правительства РФ № 938[1] установлено, что собственники транспортных средств либо лица, от имени собственников владеющие, пользующиеся или распоряжающиеся на законных основаниях транспортными средствами, обязаны в установленном порядке зарегистрировать их или изменить регистрационные данные в Государственной инспекции, или военных автомобильных инспекциях (автомобильных службах), или органах гостехнадзора в течение срока действия регистрационного знака "Транзит" или в течение 5 суток после приобретения, таможенного оформления, снятия с учета транспортных средств, замены номерных агрегатов или возникновения иных обстоятельств, потребовавших изменения регистрационных данных.
При этом согласно пункту 4 Постановления Правительства РФ № 938 регистрация транспортных средств, принадлежащих юридическим или физическим лицам, изменение регистрационных данных, связанное с заменой номерных агрегатов транспортных средств, производятся на основании паспортов соответствующих транспортных средств, справок - счетов, выдаваемых юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями, осуществляющими торговлю транспортными средствами, либо заключенных в установленном порядке договоров или иных документов, удостоверяющих право собственности на транспортные средства и подтверждающих возможность допуска их к эксплуатации на территории РФ.
Аналогичные нормы о порядке изменения регистрационных данных, связанных с заменой номерных агрегатов транспортных средств, содержатся в пунктах 3 и 5 Порядка регистрации транспортных средств, утвержденном приказом МВД РФ от 27.01.03 № 59 (далее - Порядок).
Кроме того, в соответствии с пунктом 3.2. Порядка изменение регистрационных данных осуществляется при изменении сведений, указанных в регистрационных документах, выдаваемых регистрационными подразделениями или при возникновении необходимости внесения в указанные документы дополнительных сведений в соответствии с настоящими Правилами.
К регистрационным документам относятся свидетельства о регистрации транспортных средств или технические паспорта (технические талоны) транспортных средств, если не произведена их замена в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России (пункт 3.3 Порядка).
Пунктом 5.1 Порядка установлено, что регистрация снятых с регистрационного учета в Госавтоинспекции транспортных средств, номерных агрегатов, приобретенных на основании договора, заключенного в простой письменной форме, подписанного сторонами сделки, а также заверенного печатью, если наличие печати у участников сделки предусмотрено законодательством РФ, производится при представлении договора, заявления (приложения № 1 и 2) и паспорта транспортного средства либо документа на номерной агрегат, а также иных документов, предусмотренных настоящими Правилами.
При изменении регистрационных данных право собственности на номерные агрегаты, приобретенные в порядке, предусмотренном пунктом 5.1 Правил, подтверждается документами (свидетельствами), выданными регистрационными подразделениями на высвободившиеся номерные агрегаты, либо иными документами, удостоверяющими право собственности на номерные агрегаты (пункт 5.3 Правил).
Таким образом, в соответствии с действующим законодательством при замене номерного агрегата (номерной рамы) у Организации возникает обязанность изменить регистрационные данные транспортного средства. При этом, для изменения регистрационных данных Организация обязана представить документы, подтверждающие право собственности на транспортное средство, а также документы, подтверждающие право собственности на номерной агрегат (на номерную раму).
Соответственно, в рассматриваемой ситуации у Организации (Арендодателя) возникает необходимость самостоятельно от своего имени заключить договор на приобретение и выполнение работ по замене номерной рамы. При этом, как уже было отмечено нами выше, Организация имеет право на возмещение убытков со стороны Арендатора.
Рассмотрим порядок учета операции по ремонту поврежденного транспортного средства, а также получения возмещения.
Налоговый учет.
В силу норм пункта 1 статьи 252 НК РФ для признания расходов, связанных с ремонтом имущества, переданного в аренду, должны выполняться следующие условия:
- расходы документально подтверждены;
- расходы экономически обоснованы;
- расходы направлены на получение доходов;
- расходы не поименованы в статье 270 НК РФ.
Как было уже отмечено нами ранее, расходы по капитальному ремонту в силу норм гражданского законодательства несет арендатор. В связи с чем, в общем случае расходы арендодателя по ремонту транспортного средства, переданного в аренду по договору аренды транспортного средства без экипажа, не будут являться экономически обоснованными, а соответственно, не могут учитываться при расчете налоговой базы по налогу на прибыль.
Однако в рассматриваемом нами случае, для внесения изменений в регистрационные данные Организация должна предоставить документы, подтверждающие право собственности на номерную раму. В связи с чем, у Организации возникает необходимость самостоятельно нести расходы, связанные с приобретением и заменой номерного агрегата. При этом расходы по замене рамы будут компенсированы Арендатором.
В этом случае, по нашему мнению, расходы, понесенные Арендодателем, будут являться обоснованными, в силу необходимости их осуществления Арендодателем.
По нашему мнению, в данном случае, для документального подтверждения обоснованности расходов, понесенных Организацией, целесообразно заключить дополнительное соглашение к договору аренды, в котором следует прописать условие о том, что Арендодатель в данном конкретном случае самостоятельно несет расходы, связанные с ремонтом имущества, предоставленного в аренду, в целях обоснования затрат, связанных с приобретением и заменой номерной рамы. Указанные действия необходимы для внесения изменений в регистрационные данные в органах Государственной инспекции. При этом Арендатор обязуется компенсировать расходы в сумме, документально подтвержденной Арендодателем.
Отметим, что по нашему мнению, ремонт транспортного средства, предоставленного в аренду, не связан непосредственно с его эксплуатацией, а возник по причине неосторожных действий Арендатора.
В связи с чем, считаем, что расходы на ремонт являются другими обоснованными расходами и в силу норм подпункта 20 пункта 1 статьи 265 НК РФ подлежат учету в составе внереализационных расходов.
Также отметим, что по данному вопросу отсутствуют какие-либо разъяснения со стороны официальных органов. Поэтому полностью исключить риск возникновения споров с налоговыми органами по вопросу включения затрат Организации по ремонту транспортного средства, предоставленного в аренду, мы не можем.
Согласно пункту 3 статьи 250 НК РФ внереализационными доходами налогоплательщика признаются, в частности, доходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба.
Соответственно, по нашему мнению, суммы компенсации, уплаченные Арендатором, подлежат отражению в учете Организации в составе внереализационных доходов.
Бухгалтерский учет.
В бухгалтерском учете порядок отражения доходов и расходов регулируется нормами ПБУ 9/99 и ПБУ 10/99.
По нашему мнению, в данном случае, расходы по ремонту транспортного средства, компенсируемого Арендатором, подлежат отражению в составе прочих расходов в силу норм пункта 11 ПБУ 10/99 как расходы, не связанные с производственной деятельностью организации, а возникшие по причине неосторожных действий третьего лица.
При этом сумма компенсации, полученная от Арендатора, подлежит отражению в составе прочих доходов, как поступления в возмещение причиненных убытков (пункт 7 ПБУ 9/99).
Из изложенного, по нашему мнению, можно сделать вывод о том, что для правомерного отражения операции по ремонту имущества, предоставленного в аренду, и получения возмещения от арендатора необходимо наличие следующих документов:
- дополнительное соглашение к договору аренды о том, что Организация самостоятельно несет расходы, связанные с ремонтом транспортного средства;
- документы, подтверждающие понесенные расходы (договор с организацией-исполнителем, акты выполненных работ, накладные на реализацию номерной рамы и т.д.).
Кроме того, хотелось бы обратить Ваше внимание на следующее.
По общему правилу порядка заключения договора, установленного главой 28 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.
Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение (пункт 1 статьи 432 ГК РФ).
Соответственно, поскольку в рассматриваемом случае предметом договора является предоставление в аренду транспортного средства, на наш взгляд, в договоре аренды должны быть указаны конкретные реквизиты транспортного средства, предоставляемого во временное пользование. На практике, в договоре аренды отражаются реквизиты паспорта транспортного средства, регистрационный номер, а также иные реквизиты, позволяющие идентифицировать транспортное средство, подлежащее передаче в аренду.
Как следует из вопроса, в связи с заменой номерной рамы автолаборатории ГИБДД города Красноярска внесет соответствующие изменения в паспорт транспортного средства.
По нашему мнению, в случае, если реквизиты паспорта транспортного средства вследствие внесения сведений о замене рамы не буду изменены, а также данные изменения не повлекут замены регистрационного номера (регистрационного талона), то в этом случае вносить в договор аренды соответствующие корректировки не требуется.
В случае, если замена рамы повлечет изменение реквизитов хотя бы одного из документов (паспорта транспортного средства, регистрационного талона (регистрационных номеров)), то в этом случае, по нашему мнению, в предмет договора аренды следует внести соответствующие корректировки.
Также, в случае, если в перечне реквизитов транспортного средства, перечисленном в договоре аренды, был отражен номер рамы, то, на наш взгляд, в договор также необходимо внести соответствующие изменения.
[1] Постановление Правительства РФ «О государственной регистрации автомототранспортных средств и других видов самоходной техники на территории РФ» от 12.08.94 № 938.
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit