Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита о возможности хранения отчета исполнителя в электронном виде
Департамент общего аудита о возможности хранения отчета исполнителя в электронном виде
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
17.12.2010
Вопрос
В пункте 2 написано, что отчеты «предоставляются на CD-дисках»,
В пункте 4 последний абзац, «Датой и временем предоставления Отчетов считается дата и время поступления электронного письма, содержащего файлы установленных форматов с отчетностью, на сервер Заказчика по нашему электронному адресу. Для обоснования затрат, в бухгалтерию предоставляется от каждого контрагента акт и счет-фактура.
Вопрос: В каком виде бухгалтерия должна хранить сами отчеты?
1 вариант: на CD-дисках от каждого контрагента. Как доказать, что диск передал контрагент?
2 вариант: на одном CD-диске от всех контрагентов за месяц. CD-диск формирует отдел маркетинга и передает его вместе с реестром в бухгалтерию.
В реестре перечисляются контрагенты, подтверждается, что отчеты сданы в эл. виде на наш электронный адрес, стоит подпись руководителя отдела маркетинга, печать.
В пункте 2 написано, что отчеты «предоставляются на CD-дисках»,
В пункте 4 последний абзац, «Датой и временем предоставления Отчетов считается дата и время поступления электронного письма, содержащего файлы установленных форматов с отчетностью, на сервер Заказчика по нашему электронному адресу. Для обоснования затрат, в бухгалтерию предоставляется от каждого контрагента акт и счет-фактура.
Вопрос: В каком виде бухгалтерия должна хранить сами отчеты?
1 вариант: на CD-дисках от каждого контрагента. Как доказать, что диск передал контрагент?
2 вариант: на одном CD-диске от всех контрагентов за месяц. CD-диск формирует отдел маркетинга и передает его вместе с реестром в бухгалтерию.
В реестре перечисляются контрагенты, подтверждается, что отчеты сданы в эл. виде на наш электронный адрес, стоит подпись руководителя отдела маркетинга, печать.
Ответ
В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ для обоснованного учета затрат, понесенных организацией в составе расходов, необходимо, чтобы такие затраты были:
- экономически обоснованными;
- документально подтвержденными;
- направленными на получение дохода.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
По нашему мнению, документальным подтверждением расходов будет являться акт, составленный с соблюдением всех реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
При этом отчет о выполненной работе будет являться документом, косвенно подтверждающим произведенные расходы.
Следует отметить, что действующим гражданским законодательством не установлено ограничений в отношении формы предоставления отчетной информации по договору – по телекоммуникационным каналам связи, на бумажном носителе или в электронном виде на CD диске.
Соответственно, считаем, что стороны вправе предусмотреть, что отчет будет предоставляться по телекоммуникационным каналам связи и на CD диске
При этом действующими законодательными актами не предусмотрено, что вся отчетная информация должна храниться в бухгалтерии. По нашему мнению, порядок хранения отчетной документации внутри организации может быть установлен графиком документооборота по Вашей организации.
Вследствие этого в графике документооборота можно установить, что полученная от Исполнителя на CD дисках отчетная информация с определенной периодичностью представляется в бухгалтерию на одном CD диске вместе с реестром контрагентов, подтверждающим, что отчеты были сданы в электронном виде[1].
[1] Обращаем Ваше внимание, что согласно пункту 2 Приложения № 2 к представленному Договору отчеты, содержащие информацию о реализованном товаре, покупателях товара с указанием их местонахождения, а также иные существенные условия продаж товаров, предоставляются в электронном виде на CD-дисках по Формам, прилагаемым к настоящему Приложению.
При этом пунктом 4 Приложения № 2 к Договору предусмотрено, что вознаграждение за предоставление Отчетов о продажах устанавливается в размере 1 (Один) % от стоимости закупленного Исполнителем у Заказчика товара и выплачивается при условии еженедельного предоставления Исполнителем Отчетов по согласованной форме по понедельникам до 16 часов 00 минут.
Датой и временем предоставления Отчетов считается дата и время поступления электронного письма, содержащего файлы установленных форматов с отчетностью, на сервер Заказчика по адресу otchet@f-t-d.ru.
Из приведенных норм нельзя сделать однозначный вывод о форме предоставления отчетных данных. С одной стороны указано, что отчет предоставляется на CD диске. С другой стороны, вознаграждение будет выплачивается при условии еженедельного представления Отчета в электронном письме, обязанность по предоставлению которого договором не предусмотрена. Рекомендуем внести в договор условие об обязанности предоставлять отчетную информацию как в электронном виде, так и на CD дисках.
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
Назад в раздел