Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита о выплате компенсаций надомному работнику
Департамент общего аудита о выплате компенсаций надомному работнику
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
03.11.2011
Вопрос
Наша организация планирует с 2012 года части работников предоставить возможность работать «на дому». То есть, часть работников, которые работают с электронными базами, с информационными программами, готовят различные расчеты и т.п., будут выполнять свою работу в домашних условиях с использованием собственной компьютерной техники, а результаты передавать руководству в офис по Интернету. В результате наша организация предполагает сократить площадь арендуемых площадей, и, следовательно, свои расходы.
Работник, работающий «на дому», несет расходы (собственный компьютер, оплата связи, коммунальные расходы по содержанию собственного помещения, и прочее). Просим пояснить, какие расходы работника, и в каком размере подлежат компенсации за счет организации? Может ли организация принять выплачиваемую компенсацию в налоговом учете?
Наша организация планирует с 2012 года части работников предоставить возможность работать «на дому». То есть, часть работников, которые работают с электронными базами, с информационными программами, готовят различные расчеты и т.п., будут выполнять свою работу в домашних условиях с использованием собственной компьютерной техники, а результаты передавать руководству в офис по Интернету. В результате наша организация предполагает сократить площадь арендуемых площадей, и, следовательно, свои расходы.
Работник, работающий «на дому», несет расходы (собственный компьютер, оплата связи, коммунальные расходы по содержанию собственного помещения, и прочее). Просим пояснить, какие расходы работника, и в каком размере подлежат компенсации за счет организации? Может ли организация принять выплачиваемую компенсацию в налоговом учете?
Ответ
В соответствии со статьей 310 ТК РФ надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Надомник может выполнять работу, обусловленную трудовым договором, с участием членов его семьи. При этом трудовые отношения между членами семьи надомника и работодателем не возникают.
В случае использования надомником своих инструментов и механизмов ему выплачивается компенсация за их износ. Выплата такой компенсации, а также возмещение иных расходов, связанных с выполнением работ на дому, производятся работодателем в порядке, определенном трудовым договором.
Аналогичная норма предусмотрена статьей 188 ТК РФ, согласно которой при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Из указанных норм можно сделать вывод, что ТК РФ прямо предусматривает обязанность работодателя выплатить работнику компенсации, в случае использования им в работе личного имущества. Кроме того, работнику также должны быть возмещены иные расходы, которые тот может нести при выполнении работы. При этом, по нашему мнению следует разделять выплату компенсации как возмещение износа имущества и возмещение расходов как восполнение потраченных работником денежных средств. Например, в случае использования личного компьютера, выплата компенсации – это возмещение его износа, а возмещение расходов – возмещение затрат работника на катридж, бумагу и прочие расходные материалы, связанные с использованием компьютера.
Таким образом, в соответствии с ТК РФ работнику выплачиваются:
- компенсация за использование личного имущества;
- иные, понесенные работником при выполнении работы, расходы.
При этом следует отметить, что перечень возмещаемых работодателем расходов, действующим законодательством не установлен. Следовательно, по нашему мнению, это могут быть любые расходы, связанные с выполнением работы (расходы на оплату электроэнергии, Интернета, мобильной телефонной связи и т.д.), согласованные между работником и Вашей Организацией.
Порядок выплаты компенсации и возмещения расходов надомника определяется трудовым договором, также же, как и размер этих выплат.
Согласно статье 188 ТК РФ размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, размер компенсации за использование личного имущества, а также возмещение иных расходов, произведенных работником при выполнении своей работы, определяется соглашением сторон и закрепляется в трудовом договоре. При этом нормами действующего законодательства не содержат запрета на определение компенсации и суммы, возмещаемых расходов, в твердом размере. Следовательно, по нашему мнению, стороны могут согласовать между собой и то и другое в твердой сумме.
В отношении признания указанной компенсации и сумм возмещаемых расходов в целях налога на прибыль отмечаем следующее.
Согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).
Расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в статье 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации[1].
При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Рассматриваемая компенсация и возмещаемые расходы надомного работника в статье 270 НК РФ не указаны. Соответственно, по нашему мнению, данные выплаты могут быть учтены при исчислении налога на прибыль в случае их соответствия остальным критериям статьи 252 НК РФ.
При этом такие расходы, на наш взгляд, могут быть учтены на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.
Выплата компенсации за использование личным имуществом и обязанность по возмещению расходов работника, возложена на работодателя нормами действующего законодательства, а также трудовым договором. Следовательно, у работодателя отсутствует возможность отказаться от несения данных затрат. В связи с этим, по нашему мнению, рассматриваемые выплаты работнику являются экономически обоснованными, а в случае, если работа, производимая работником, связана с деятельностью Организации, то и направленными на получение дохода.
Документальным подтверждением расходов в виде выплачиваемой компенсации, по нашему мнению, является трудовой договор, который определяет размер этой компенсации.
Также, по мнению контролирующих органов, организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.
Такое мнение было высказано Минфином РФ в Письмах от 17.06.09 № 03-04-06-01/138, от 02.03.06 № 03-05-01-04/43, УФНС РФ по г.Москве в Письмах от 21.01.08 № 28-11/4115, от 28.08.07 № 28-17/1269.
Следует отметить, что подобное требование не основано на нормах действующего законодательства. Несмотря на то, что все приведенные в нашем ответе письма касаются обложения НДФЛ, выплачиваемой компенсации, на наш взгляд, в отношении налога на прибыль налоговый орган будет предъявлять аналогичные требования.
В связи с этим, отсутствие вышеуказанных документов может повлечь для Организации риск предъявления претензий со стороны контролирующих органов и тогда правомерность включения компенсации в расходы придется отстаивать в судебном порядке.
Следует отметить, что, по мнению судей, требования документов, подтверждающих право собственности на используемое работником имущество, не правомерно (например, Постановление ФАС СЗО от 17.07.07 по делу № А56-49256/2006). В связи с этим, по нашему мнению, в случае претензий со стороны налогового органа в отношении отсутствия подобных документов у Организации есть все шансы отстоять свое мнение в суде.
Как было указано выше, размер компенсации определяется сторонами трудового договора, поэтому рассмотрим отдельно вопрос о размере выплачиваемой компенсации.
Обращаем Ваше внимание на мнение Минфина РФ, которое ранее им высказывалось в отношении размера компенсации за использование личного имущества.
Так, в своем Письме от 31.12.04 № 03-03-01-04/1/194 Минфин РФ указал:
«При определении размера компенсации за использование надомником собственных инструментов и механизмов, по нашему мнению, следует исходить из Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, а для тех видов инструментов и механизмов, которые не указаны в амортизационных группах, - исходить из срока полезного использования в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей. В остальных случаях размеры компенсаций надомникам за использование личных инструментов и механизмов, а также размеры возмещения иных расходов, связанных с выполнением работ на дому, должны соответствовать экономически обоснованным затратам, исходя из фактического использования инструментов и механизмов для целей трудовой деятельности».
В другом своем Письме того же периода, Минфин РФ также указал на то, что размер денежной компенсацией должен определяться в пределах норм амортизационных отчислений (Письмо Минфина РФ от 02.11.04 № 03-05-01-04/72).
Позднее Минфин РФ не настаивал на применении Классификации основных средств, при определении размера компенсации, но при этом указывал, что сумма компенсации должна иметь экономическую обоснованность (Письмо Минфина РФ от 02.03.06 № 03-05-01-04/43).
Таким образом, по мнению официальных органов, сумма компенсации должна быть обоснованной. При этом данные органы предлагали производить расчет компенсации, в том числе, исходя из возможной суммы амортизационных отчислений, используемого имущества.
Подобный подход в отношении размера суммы компенсации был также высказан в Постановлении ФАС ЦО от 24.06.11 по делу № А35-8471/2009, в котором суд пришел к выводу о том, что организация вправе самостоятельно разработать порядок компенсации работникам расходов, установив отвечающие принципам экономической обоснованности и разумности условия выплаты компенсации, ее размеры и перечень подтверждающих документов при их необходимости.
По нашему мнению, определение размера компенсации с учетом Классификации основных средств не будет соответствовать реальному «износу» имущества.
Однако, на наш взгляд, поскольку речь идет о компенсации износа имущества, то размер такой компенсации должен рассчитываться исходя из существующих экономических показателей (например, рыночной стоимости имущества, срока его использования с учетом материального и морального устаревания и т.д.).
В связи с этим, по нашему мнению, устанавливая размер компенсации, рекомендуем произвести расчет, экономически обосновывающий выплачиваемую сумму. Такой расчет позволит избежать претензий налогового органа и послужит доводом в Вашу пользу, в случае, если Организация решит отстаивать свою точку зрения в суде.
Таким образом, учитывая вышесказанное, по нашему мнению, Организация вправе установить надомному работнику компенсацию в максимальном размере в твердой сумме. Для того чтобы нивелировать риск претензий со стороны налогового органа в отношении суммы компенсации, рекомендуем оформить обоснование размера (расчет суммы) компенсации.
В отношении иных возмещаемых работнику расходов, отмечаем следующее.
Возмещаемые расходы, на наш взгляд, являются понесенными работником затратами при выполнении работы. При этом, по нашему мнению, возмещение расходов может производится как на основании фактически понесенных расходов (на основании квитанций, счетов и т.д.), так и на основании расчетов о предполагаемых расходах работника.
В первом случае, работнику в полном объеме возмещаются расходы, которые он понес, выполняя работу на основании подтверждающих документов.
Если расходы используются как в служебной деятельности работника, так в личных целях, необходимо производить соответствующее разделение таких расходов.
Например, возмещение расходов на электроэнергию. Счета, выставляемые Мосэнерго, включают в себя оплату всей электроэнергии, которую использовал работник, как в личных целях, так и в связи с выполняемой работой. Следовательно, для того, чтобы работодатель возместил расходы на электроэнергию в сумме фактически произведенных затрат, которые непосредственно связаны с работой, должен быть обеспечен раздельный учет.
Аналогичное мнение высказывал и Минфин РФ по данному вопросу.
Так, например, в своем Письме от 31.12.04 № 03-03-01-04/1/194 Минфин РФ указал, что при возмещении затрат, связанных с выполнением для работодателя работы на дому, таких, как плата за воду, газ, электроэнергию, отопление, предоставление услуг местной телефонной связи, междугородней связи, мобильной связи и другие, должен быть обеспечен раздельный учет использования таких услуг для целей трудовой деятельности и для личных целей и их документальное подтверждение.
Такой подход для налогоплательщиков крайне не удобен. Поэтому, по нашему мнению, в подобной ситуации Организации будет выгоднее использовать другой вариант возмещения затрат, на основании расчета возможных расходов работника.
При таком варианте, организацией определяется лимит суммы, в пределах которой производится возмещение расходов.
В рассматриваемом примере с электроэнергией Организацией сумма компенсации может быть определена исходя из установленного тарифа за КВт/ч, продолжительности рабочего времени (8 часов), а также среднего количества рабочих дней в месяце.
В любом случае, подобный расчет суммы возмещаемых расходов, также как и расчет суммы компенсации за использование личного имущества, по нашему мнению, должен быть экономически обоснован.
Аналогичное мнение высказывают и официальные органы.
В своем Письме Минфин РФ от 17.06.09 № 03-04-06-01/138 указал:
«…денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом в размерах, установленных организацией.
При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям. Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество».
Данные разъяснения Минфина РФ касаются вопроса обложения возмещаемых расходов НДФЛ, вместе с этим, по нашему мнению, вышеуказанный подход применим и при признании возмещаемых расходов при исчислении налога на прибыль.
В связи с этим, на наш взгляд, у Организации могут возникнуть споры с налоговым органом в отношении размера, выплачиваемой компенсации, в случае, если Организация не сможет предоставить соответствующее обоснование сумм, возмещаемых расходов. При этом, учитывая отсутствие арбитражной практики по рассматриваемому вопросу, мы не можем предположить исход судебного разбирательства в случае, если Организации решит отстаивать свою точку зрения в суде.
[1] либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit