Департамент общего аудита об аренде автомобиля для руководства компании

Исходя из формулировки вопроса в ответе будем исходить, что Ваша Организация осуществляет аренду транспортного средства без экипажа. Регулирование правоотношений сторон при аренде имущества регламентируется главой 34 «Аренда» части второй Гражданского кодекса РФ (ГК РФ).

 

 

Согласно статье 606 ГК РФ, по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату  во временное владение и пользование или во временное пользование.

 При этом право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику. Арендодателями могут быть также лица, управомоченные законом или собственником сдавать имущество в аренду (статья 608 ГК РФ).

 

 По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (статья 642 ГК РФ).

 Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока  (статья 643 ГК РФ).

 

 

 

Согласно пункту 1 статьи 264 НК РФ в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, относятся, в частности,

-  арендные (лизинговые) платежи за арендуемое (принятое в лизинг) имущество (в том числе, земельные участки), а также расходы на приобретение имущества, переданного в лизинг;

- расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

 

 

По поводу документального оформления подтверждения использования арендованного транспортного средства в деятельности Вашей организации отметим следующее.

 

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

 

Согласно пункту 5 статьи 38 НК РФ услугой для целей налогообложения признается деятельность, результаты которой не имеют материального выражения, реализуются и потребляются в процессе осуществления этой деятельности. Сдача имущества в аренду является оказанием услуг.

В связи с этим если договаривающимися сторонами заключен договор аренды и подписан акт приема-передачи имущества, являющегося предметом аренды, то услуга реализуется (потребляется) сторонами договора.

При этом доходы и расходы учитываются вне зависимости от подписания акта приема-передачи услуги.

Таким образом, если договором аренды не предусмотрено оформление акта приема-передачи услуги, договор аренды и акт приема-передачи имущества - предмета договора аренды, наряду со счетами и платежными документами об уплате арендных платежей, по нашему мнению, являются достаточным документальным подтверждением понесенных организацией-арендатором расходов в виде арендных платежей.

 

Аналогичного мнения придерживаются и контролирующие органы (Письма Минфина РФ от 09.11.06 № 03-03-04/1/742, от 09.11.06 № 03-03-04/1/745, от 06.10.08 № 03-03-06/1/559,  ФНС России от 05.09.05 № 02-1-07/81, УФНС России по г. Москве от 26.03.07 № 20-12/027737).

 

 

Приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, при этом пунктом 2 данного документа указывается, что обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют все юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили и грузовые автомобили. Аналогичного мнения придерживаются и контролирующие органы  (например, Письма Минфина РФ от 25.08.09 N№03-03-06/2/161, от 20.02.06 № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 30.12.09 № 16-15/139308, от 03.11.09 № 16-15/115253, от 07.07.08 № 20-12/064123.2).

 

Как было изложено выше, организация вправе учесть при исчислении налога на прибыль любые обоснованные и документально подтвержденные расходы, в случае, если они не поименованы в статье 270 НК РФ.

 

В соответствии с пунктом 26 статьи 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

 

Учитывая вышесказанное, на наш взгляд, можно сделать вывод о том, что при исчислении налога на прибыль организация может учесть расходы на доставку работников к месту работы и обратно, в случаях:

- если такая доставка обусловлена технологическими особенностями производства;

- если доставка предусмотрена трудовыми договорами.

При этом следует обратить внимание, что из анализа пункта 26 статьи 270 НК РФ не следует, что для включения в состав затрат при исчислении налога на прибыль должно быть выполнены оба вышеуказанных условия.

Следовательно, для того, чтобы организация могла учесть в расходах в целях исчисления налога на прибыль затраты на доставку работников, по нашему мнению и применительно к рассматриваемой ситуации, будет достаточно предусмотреть её в трудовых  договорах с директорами.

 

Вместе с этим, следует отметить, что существует и иная точка зрения.

Так в своем письме  от 04.12.06 № 03-03-05/21 Минфин РФ указал, что организация может учесть расходы по доставке сотрудников, если такие расходы предусмотрены коллективными или трудовыми договорами и обусловлены технологическими особенностями производства.

То есть  при исчислении налога на прибыль, по мнению Минфина РФ, расходы на доставку работников могут учитываться только в случае, если выполняются оба условия.

Аналогичное мнение высказано в письмах Минфина России от 02.08.05 № 03-03-02/43, от 11.05.06 № 03-03-04/1/435, от 11.05.06 № 03-03-04/1/434, письме УФНС России по г. Москве от 23.03.05 № 21-18/98.

 

Следует однако отметить, что позже УФНС РФ по г. Москве изменила свою точку зрения и указала в своем письме от 02.09.08 № 21-11/082829@, что затраты на доставку сотрудников к месту работы и обратно признаются в расходах, если такая доставка предусмотрена коллективным (трудовым) договором. Т.е. при выполнении только одного условия пункта 26 статьи 270 НК РФ.

Арбитражные суды также придерживаются аналогичной точки зрения (например, постановления ФАС Московского округа от 08.10.08 № КА-А40/8061-08 по делу № А40-7918/08-109-27, Восточно-Сибирского округа от 27.09.10 по делу № А33-18167/2008, Московского округа от 17.06.09 № КА-А40/4234-09 по делу № А40-17745/08-80-41, Поволжского округа от 13.03.08 по делу № А55-8279/07, Уральского округа от 17.12.07 № Ф09-10398/07-С3 по делу № А60-9282/07.

 

Таким образом, в случае, если в трудовых договорах будет прописано условие о доставке работников к месту работы, но при этом такая доставка не вызвана технологическими особенностями производства, мы не исключаем риска возникновения споров с налоговым органом в отношении признания расходов на доставку при исчислении налога на прибыль. При этом, учитывая сложившуюся арбитражную практику, вероятность отстоять свое мнение в суде у организации можно оценить как высокую.

 

 

 

 

Статья 41 Кодекса определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с гл. 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса.

В соответствии с п. 1 ст. 210 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 Кодекса.

Такой доход подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в порядке, предусмотренном ст. 211 Кодекса, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

 

В письме Минфин России в Письме от 21.09.07 № 03-04-06-01/329 также указывается, что если работнику предоставляется служебный транспорт, однако он использует его в личных целях, у него возникает налогооблагаемый доход.

Вместе с тем, если транспортные расходы понесены в целях выполнения работником трудовых обязанностей, такие суммы не облагаются НДФЛ (Письма Минфина России от 06.05.06 № 03-05-01-04/117, от 24.04.07 № 03-04-06-01/129 (п. 1), УФНС России по г. Москве от 22.11.04 № 28-11/74870, Постановление ФАС Московского округа от 27.05.08 № КА-А40/4343-08).

Следовательно, в ответе на вопрос об уплате НДФЛ необходимо определить цель использования транспортного средства – личную или производственную.

 

По нашему мнению, доставка работников до места работы и обратно не подлежит обложению НДФЛ, поскольку обусловлена производственной необходимостью в том случае, если в трудовых договорах будет прописано условие о доставке работников к месту работы. Иными словами, данные расходы производятся не в интересах работника, а в интересах работодателя для оптимизации рабочего времени сотрудника.

Такого же мнения придерживаются и суды. Так в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 17.11.10 по делу № А45-26455/2009 суд установил, что трудовыми договорами предусмотрена доставка сотрудников от места временного проживания к месту работы и обратно, услуги по доставке оказывались не работникам, а непосредственно работодателю. Исходя из этого, суд указал, что стоимость доставки не является вознаграждением за выполненные работы (услуги) по трудовым договорам и не облагается НДФЛ.

Аналогичное мнение изложено в Постановлении ФАС Уральского округа от 15.04.08 № Ф09-2450/08-С2 по делу № А07-10573/0, Постановлении от 18.02.08 № А21-3559/2007), 

 

В то же время контролирующие органы придерживаются прямо противоположной позиции, согласно которой плата доставки сотрудников до места работы и обратно, производимая в соответствии с условиями трудового (коллективного) договора, является доходом работника, полученным в натуральной форме, и облагается НДФЛ (Письма Минфина РФ от 18.05.2006 N 03-05-01-04/128, от 18.05.2006 N 03-05-01-04/110).

 

Следовательно, принимая во внимание мнение контролирующих органов, в случае принятия решения о неудержании НДФЛ, с большой долей вероятности можно утверждать, что отстаивать свою позицию Организации придется в судебном порядке.