Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита об автоматизированном порядке заполнения бланков строгой отчетности
Департамент общего аудита об автоматизированном порядке заполнения бланков строгой отчетности
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
25.03.2011
Вопрос
Наша организация оказывает населению автобусные пассажирские перевозки по регулярным маршрутам за наличный расчет.
В настоящее время оплата проезда пассажиром производится на основании бланка строгой отчетности (БСО) – проездного билета, изготовленного типографским способом. Водитель автобуса берет деньги за проезд и отрывает пассажиру билет от рулонной катушки.
По возвращении в автобусный парк водитель сдает выручку в кассу и билеты диспетчеру. Касса оформляет Маршрутную ведомость, где отражается сумма сданной выручки каждым водителем, которую водитель заверяет личной подписью. Данные маршрутной ведомости являются основанием (первичным документом) для учета выручки.
Диспетчер оформляет билетно-учетный лист, где регистрирует номера, количество и денежный номинал проданных билетов.В планах нашего предприятия переход от типографских БСО (рулонных билетов) на БСО, заполняемых автоматизированным способом. Для этого будут закуплены специальные электронные устройства – терминалы. В терминал информация о проезде и принятых деньгах будет заноситься водителем в период работы на маршруте. Пассажир будет получать сформированный печатным устройством талон с реквизитами в полном соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (ред. от 14.02.2009) "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники")
1. Следует ли применяемое устройство (терминал) регистрировать в ИФНС или в других официальных органах?2. В приводимом Постановлении указано:
«11. Формирование бланков документов может производиться с использованием автоматизированной системы. При этом для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований:
а) автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;
б) при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка».
Следует ли из этого, что устройство должно иметь фискальную память как ККМ?
3. Какими первичными документами следует оформлять поступление выручки? Сохраняется ли необходимость оформления маршрутной ведомости? Должен ли водитель ставить личную подпись на маршрутной ведомости?
4. Имеет ли организация право вменять в обязанность водителю ввод информации о проезде в терминал, или следует оформить совместительство с другой должностью?
5. Просим сообщить также известные вам особенности проведения расчетов с населением на наземном пассажирским транспорте с применением описанных терминалов.
Наша организация оказывает населению автобусные пассажирские перевозки по регулярным маршрутам за наличный расчет.
В настоящее время оплата проезда пассажиром производится на основании бланка строгой отчетности (БСО) – проездного билета, изготовленного типографским способом. Водитель автобуса берет деньги за проезд и отрывает пассажиру билет от рулонной катушки.
По возвращении в автобусный парк водитель сдает выручку в кассу и билеты диспетчеру. Касса оформляет Маршрутную ведомость, где отражается сумма сданной выручки каждым водителем, которую водитель заверяет личной подписью. Данные маршрутной ведомости являются основанием (первичным документом) для учета выручки.
Диспетчер оформляет билетно-учетный лист, где регистрирует номера, количество и денежный номинал проданных билетов.В планах нашего предприятия переход от типографских БСО (рулонных билетов) на БСО, заполняемых автоматизированным способом. Для этого будут закуплены специальные электронные устройства – терминалы. В терминал информация о проезде и принятых деньгах будет заноситься водителем в период работы на маршруте. Пассажир будет получать сформированный печатным устройством талон с реквизитами в полном соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (ред. от 14.02.2009) "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники")
1. Следует ли применяемое устройство (терминал) регистрировать в ИФНС или в других официальных органах?2. В приводимом Постановлении указано:
«11. Формирование бланков документов может производиться с использованием автоматизированной системы. При этом для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований:
а) автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;
б) при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка».
Следует ли из этого, что устройство должно иметь фискальную память как ККМ?
3. Какими первичными документами следует оформлять поступление выручки? Сохраняется ли необходимость оформления маршрутной ведомости? Должен ли водитель ставить личную подпись на маршрутной ведомости?
4. Имеет ли организация право вменять в обязанность водителю ввод информации о проезде в терминал, или следует оформить совместительство с другой должностью?
5. Просим сообщить также известные вам особенности проведения расчетов с населением на наземном пассажирским транспорте с применением описанных терминалов.
Ответ
Постановлением Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» от 06.05.08 № 359 (далее – Постановление № 359) установлен порядок осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку, а также порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков.
Согласно пункту 2 Постановления № 359 на бланках строгой отчетности оформляются предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам.
Пунктом 11 Постановления № 359 установлено, что формирование бланков документов может производиться с использованием автоматизированной системы. При этом для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований:
а) автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;
б) при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.
Организации и индивидуальные предприниматели по требованию налоговых органов обязаны представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах (пункт 12 Постановления № 359).
Иных требований в отношении автоматизированных систем Постановлением № 359 не установлено.
На основании изложенного, считаем, что у Организации отсутствует обязанность регистрировать автоматизированную систему в налоговых или каких-либо иных официальных органах.
Аналогичного мнения придерживаются и фискальные органы. Так, в Письмах Минфина РФ от 03.06.09 № 03-01-15/6-285 и от 06.03.09 № 03-01-15/2-96 было высказано следующее мнение:
«…автоматизированные системы, формирующие бланки строгой отчетности, не являются контрольно-кассовой техникой, в связи с чем, регистрация их в налоговых органах не требуется…».
2. В приводимом Постановлении указано:
«11. Формирование бланков документов может производиться с использованием автоматизированной системы. При этом для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований:
а) автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;
б) при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка».
Следует ли из этого, что устройство должно иметь фискальную память как ККМ?
Постановление № 359 не содержит конкретного определения автоматизированной системы, а устанавливает лишь ряд требований к ней:
1) автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа;
2) автоматизированная система должна идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;
3) автоматизированная система должна сохранять уникальный номер и серию документа при его заполнении и выпуске.
Отметим, что в соответствии с Законом «О применении контрольно-кассовой техники»[1] под термином фискальная память понимается комплекс программно-аппаратных средств в составе контрольно-кассовой техники, обеспечивающих некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, осуществляемых с применением контрольно-кассовой техники, в целях правильного исчисления налогов.
С учетом приведенных выше требований к автоматизированной системе, по нашему мнению, можно говорить о том, что автоматизированная система должна иметь фискальную память по аналогии с контрольно-кассовой техникой (ККТ).
Обращаем ваше внимание, что, по мнению Минфина РФ, автоматизированная система должна соответствовать техническим требованиям, предъявляемым к ККТ.
Письмо Минфина РФ от 03.06.09 № 03-01-15/6-285:
«…поскольку в Положении речь идет не о печатающем устройстве, а о системе, обеспечивающей защиту от несанкционированного доступа, фиксацию, хранение сведений о бланке документа, соответствие автоматизированной системы, формирующей бланки документов, требованиям Положения должно подтверждаться технической документацией по формированию, заполнению и печати бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам.
Обращаем внимание, что в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.07.2007 N 470 "Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями" Министерство промышленности и торговли Российской Федерации утверждает технические характеристики и параметры функционирования контрольно-кассовой техники, которые содержат качественные и количественные нормы, определяющие технические свойства и технические условия функционирования контрольно-кассовой техники».
Письмо Минфина РФ от 06.03.09 № 03-01-15/2-96:
«…Соответствие автоматизированной системы, формирующей бланки документов, требованиям Положения должно подтверждаться технической документацией по формированию, заполнению и печати бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам.
Вместе с тем вопросы формирования бланков документов посредством автоматизированных систем требуют рассмотрения применительно к конкретной системе, используемой для формирования бланков строгой отчетности.
Поскольку в Положении речь идет не о печатающем устройстве, а о системе, обеспечивающей защиту, фиксацию, хранение сведений о бланке документа, что соответствует требованиям, предъявляемым к контрольно-кассовой технике в этой части, по нашему мнению, по вопросам применения автоматизированной системы формирования бланков строгой отчетности следует обращаться в Министерство промышленности и торговли Российской Федерации, поскольку данное министерство является федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным осуществлять функции нормативно-правового регулирования в сфере производства и применения контрольно-кассовой техники».
Письмо Минфина РФ 22.08.08 № 03-01-15/10-303:
«…вопросы формирования бланков документов посредством автоматизированных систем требуют рассмотрения применительно к конкретной системе, используемой для формирования бланков строгой отчетности.
При этом, по нашему мнению, по своим параметрам функционирования автоматизированные системы должны отвечать требованиям, предъявляемым к контрольно-кассовой технике».
Письмо Минфина РФ от 26.05.09 № 03-01-15/5-255:
«…вопросы формирования бланков документов посредством автоматизированных систем требуют рассмотрения применительно к конкретной системе, используемой для формирования бланков строгой отчетности.
В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 23.07.2007 N 470 "Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями" Министерство промышленности и торговли Российской Федерации утверждает технические характеристики и параметры функционирования контрольно-кассовой техники, которые содержат качественные и количественные нормы, определяющие технические свойства и технические условия функционирования контрольно-кассовой техники.
При этом, по нашему мнению, по своим параметрам функционирования автоматизированные системы должны отвечать требованиям, предъявляемым к контрольно-кассовой технике, т.е. обеспечивать защиту, фиксацию, хранение сведений о бланке документа».
3. Какими первичными документами следует оформлять поступление выручки? Сохраняется ли необходимость оформления маршрутной ведомости? Должен ли водитель ставить личную подпись на маршрутной ведомости?
В соответствии с нормами пунктов 1 и 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»[2] все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
В настоящее время действующим законодательством не предусмотрена унифицированная форма документа, на основании которого водителем передаются денежные средства в кассу, полученные от населения за оплату проезда.
Соответственно, считаем, что данный документ может быть составлен Организацией в произвольной форме с обязательным отражением приведенных выше реквизитов.
Обращаем Ваше внимание, что одним из обязательных реквизитов первичного документа является: «наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления».
Поскольку в Вашем случае водитель будет лично передавать выручку в кассу Организации, считаем, что в первичном документе следует предусмотреть подпись лица (водителя), ответственного за сумму выручки, передаваемой в кассу.
Также считаем, что данным первичным документом может являться и маршрутная ведомость, в случае, если в ней будут отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные действующим законодательством.
4. Имеет ли организация право вменять в обязанность водителю ввод информации о проезде в терминал, или следует оформить совместительство с другой должностью?
В соответствии с пунктом 20 Постановления № 359 в случае применения бланков строгой отчетности (изготовленного типографским способом или сформированного с использованием автоматизированных систем) при оплате услуг наличными денежными средствами уполномоченное лицо организации:
- заполняет бланк документа, за исключением места для личной подписи (при наличии такого реквизита);
- получает от клиента денежные средства;
- называет сумму полученных денежных средств и помещает их отдельно на виду у клиента;
- подписывает документ (при наличии места для личной подписи);
- называет сумму сдачи и выдает ее клиенту вместе с документом, при этом бумажные купюры и разменные монеты выдаются одновременно.
Согласно статье 15 ТК РФ трудовые отношения это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ (статья 16 ТК РФ).
Статьей 21 ТК РФ установлено, что работник обязан, в том числе, добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором.
В соответствии с нормами статьи 22 ТК РФ работодатель имеет право, в частности, требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.
Таким образом, перечень обязательств, выполняемых водителем, определяется трудовым договором[3], заключенным между организацией и сотрудником.
Поэтому, считаем, что если трудовым договором первоначально было предусмотрено, что водитель является уполномоченным лицом организации при осуществлении расчетов наличными денежными средствами с населением, то заполнение бланка строгой отчетности, предполагающее, в том числе, ввод информации о проезде в терминал, будет являться его прямой обязанностью. В этом случае, оформлять совместительство с другой должностью не требуется.
В противном случае, по нашему мнению, целесообразно:
- либо дополнить перечень функций, выполняемых водителем, т.е. увеличить объем выполняемых им работ;
- либо, если в штате организации предусмотрена отдельная штатная единица – лицо, уполномоченное осуществлять расчеты с населением на транспорте, оформить совмещение профессий.
Порядок оформления увеличения объема работ, выполняемых сотрудником, или совмещение профессий установлен нормами статьи 60.2 ТК РФ.
Согласно названной статье с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (статья 151 ТК РФ).
Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ.
Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.
Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
По нашему мнению, если Организация предполагает обязать водителя выполнять функции уполномоченного лица при осуществлении расчетов с населением на постоянной основе, увеличение объема выполняемых работ или совмещение профессий целесообразно оформить дополнительным соглашением к трудовому договору.
5. Просим сообщить также известные вам особенности проведения расчетов с населением на наземном пассажирским транспорте с применением описанных терминалов.
Из анализа норм Постановления № 359 следует, что при осуществлении расчетов наличными денежными средствами с населением без применения ККТ следует применять бланки строгой отчетности. При этом изготовление бланка строгой отчетности возможно двумя способами (пункт 4):
- печать бланка типографским способом;
- формирование бланка с использованием автоматизированных систем.
При этом независимо от способа изготовления бланка строгой отчетности порядок осуществления расчетов с населением наличными денежными средствами будет одинаковым.
Иными словами, выбранный Организацией способ изготовления бланка строгой отчетности, по нашему мнению, не влияет на порядок осуществления расчетов с населением.
[1] Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.03 № 54-ФЗ.
[2] Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ.
[3] и/или должностной инструкцией (если в трудовом договоре имеет ссылка на должностную инструкцию).
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit