Департамент общего аудита об исправлении данных в журнале кассира-операциониста

Постановлением Госкомстата РФ № 132 от 25.12.98г. утвержден Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм (далее по тексту – Указания) Журнал кассира – операциониста (форма № КМ-4) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно - кассовой машине организации, а также является контрольно - регистрационным документом показаний счетчиков.

В соответствии с Указаниями Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Все записи в журнале ведутся кассиром - операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.

 

Общий порядок внесения исправлений ошибок в первичных документах определен в пункте 4 Положения № 105[1], согласно которому неправильный текст или суммы зачеркивается и над зачеркнутым надписывается  исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. При этом исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Следовательно, допущенную в Журнале кассира – операциониста арифметическую ошибку необходимо зачеркнуть и  написать верную сумму, заверив при этом исправление подписями кассира, главного бухгалтера и руководителя организации, поставив пометку «Исправлено» и указав даты и расшифровки подписей.

На практике может оказаться, что в Журнале недостаточно места для того, чтобы полностью выполнить вышеуказанные требования. В такой ситуации рекомендуем рассмотреть следующую возможность подтверждения внесенных исправлений:

1. В Журнале исправляется сумма, проставляются подписи кассира, главного бухгалтера, руководителя, а также делается пометка «Акт №…»

2. Составляется Акт №…, в котором указывается состав комиссии, причина внесения исправления, подписи лиц, указание «сумму следует считать как …», номер страницы, строки, столбца и его наименование в Журнале.

3. Акт необходимо составить в двух экземплярах. Первый должен будет храниться в бухгалтерии вместе с кассовым отчетом за период, а второй необходимо приложить к самому Журналу.