Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита об оплате авиабилетов представителям заказчика
Департамент общего аудита об оплате авиабилетов представителям заказчика
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
07.05.2010
Вопрос
Сотрудник нашей компании был в служебной командировки в Щвейцарии г. Райнах с 11 апреля по 21 апреля 2010г. с группой заказчиков Были произведены служебные расходы на приобретение авиабилетов для группы заказчиков, не состоящих в штате нашей компании.
Как отразить эти расходы в бухгалтерском учете и нужно ли удерживать НДФЛ с группы заказчиков?
Сотрудник нашей компании был в служебной командировки в Щвейцарии г. Райнах с 11 апреля по 21 апреля 2010г. с группой заказчиков Были произведены служебные расходы на приобретение авиабилетов для группы заказчиков, не состоящих в штате нашей компании.
Как отразить эти расходы в бухгалтерском учете и нужно ли удерживать НДФЛ с группы заказчиков?
Ответ
Бухгалтерский учет
Как следует из вопроса, сотрудник Вашей организации, находясь в командировке в Швейцарии – Италии, произвел расходы, связанные с покупкой авиабилетов для представителей компании – заказчика товаров Вашей организации.
При этом, как следует из представленных документов, оплата была произведена посредством банковской карты. Вместе с тем из служебной записки следует, что сотрудник Вашей компании просит возместить израсходованные на приобретение авиабилетов средства.
Из изложенного мы делаем вывод о том, что указанный сотрудник при осуществлении расчетов за авиабилеты расплачивался собственной банковской картой. Кроме того, при ответе мы исходим из того, что руководством Вашей организации было принято решение возместить понесенные сотрудником расходы.
В соответствии с пунктом 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.08 № 749[1] работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.
К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Инструкцией по применению Плана счетов[2] для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На израсходованные подотчетным лицом суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности.
При решении вопроса о счете затрат, на котором подлежат отражению указанные расходы, на наш взгляд, необходимо исходить из цели оплаты авиабилетов заказчикам.
Как следует из устных пояснений, сотрудник Вашей организации был направлен в командировку для проведения переговоров с заказчиками, ознакомления их с выпускаемой заводами в Швейцарии продукции с целью установления взаимовыгодного сотрудничества.
Для обобщения информации о расходах, связанных с продажей товаров, предназначен счет 44 «Расходы на продажу».
По нашему мнению, поскольку основной целью командировки являлось проведение переговоров с целью дальнейшего заключения договоров, то несмотря на то, что вылет в силу причин природного характера, производился из Рима, считаем, что указанные расходы подлежат учету в составе расходов на продажу.
Соответственно, на дату утверждения авансового отчета в бухгалтерском учете Вашей организации составляется проводка:
Дт 44 Кт 71.
НДФЛ
Объектом налогообложения налогом на доходы физических лиц признается доход, полученный налогоплательщиками (статья 209 НК РФ).
В целях Налогового кодекса доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить и определяемая, в том числе, в соответствии с главой 23 НК РФ (статья 41 НК РФ).
В налоговую базу по налогу на доходы физических лиц включаются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (пункт 1 статьи 210 НК РФ).
В пункте 2 статьи 211 НК РФ приведен приблизительный перечень видов доходов в натуральной форме:
· оплата (полностью или частично) за налогоплательщика организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика;
· полученные налогоплательщиком товары, выполненные в интересах налогоплательщика работы, оказанные в интересах налогоплательщика услуги на безвозмездной основе.
Исходя из анализа вышеприведенных норм, можно утверждать, что для целей 23 главы НК РФ доходом в натуральном виде признается получение лично физических лицом товаров (работ, услуг), либо оплата товаров (работ, услуг) за физическое лицо и в интересах физического лица организациями или индивидуальными предпринимателями.
По нашему мнению, в данном случае сделать вывод, что оплата авиабилетов производилась в интересах Вашей организации, а не в интересах физических лиц – заказчиков, достаточно проблематично.
Как указано в совместном письме Минфина РФ и ФНС РФ от 18.04.07 № 04-1-02/306@ указано:
«Расходы по оплате авиабилетов, счета за проживание представителей иностранной фирмы не могут быть отнесены к представительским расходам, установленным пунктом 2 статьи 264 НК РФ, и включаются в налоговую базу в целях исчисления налога на доходы физических лиц по ставке 13% - для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, и 30% - для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации.»
Учитывая вышеизложенное, по нашему мнению, в рассматриваемой ситуации возникнет объект налогообложения НДФЛ.
Согласно пункту 5 статьи 226 НК РФ при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика. Невозможностью удержать налог, в частности, признаются случаи, когда заведомо известно, что период, в течение которого может быть удержана сумма начисленного налога, превысит 12 месяцев.
Поскольку в рассматриваемом случае Ваша организация не уплачивает представителям заказчика денежных средств, из которых может быть удержан налог, то соответственно, она обязана представить в налоговый орган сведения о суммах выплаченного дохода.
Следует отметить, что ответственность за непредставление таких сведений предусмотрена статьей 126 НК РФ в виде штрафа в размере 50 рублей за каждый не представленный документ, а также пунктом 1 статьи 15.6 КоАП РФ на должностное лицо в размере от 300 до 500 руб.
[1] Об особенностях направления работников в служебные командировки
[2] Утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit