Департамент общего аудита об учете банковских карт

Согласно Положению об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденному ЦБ РФ 24.12.04 № 266-П, организации имеют право осуществлять оплату своих расходов с помощью корпоративных банковских карт. Корпоративная карта - это банковская карта, которая позволяет ее держателю, уполномоченному юридическим лицом, проводить операции по счету юридического лица. Банковские карты представляют собой инструмент безналичных расчетов и предназначены для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента.

 

Корпоративные карты для юридических лиц делятся на расчетные (дебетовые) и кредитные.

Расчетная (дебетовая) карта предназначена для совершения ее держателем в пределах расходного лимита операций, расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, или кредита, предоставляемого кредитной организацией - эмитентом клиенту в соответствии с договором банковского счета при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт).

Кредитная карта предназначена для совершения ее держателем операций, расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств, предоставленных кредитной организацией - эмитентом клиенту в пределах установленного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Таким образом, эти два вида банковских карт различаются по источникам, за счет которых деньги поступают на специальный карточный счет организации.

 

Следует отметить, что сама банковская карта не имеет ценности. Поэтому она не является денежным документом в том смысле, в каком этот термин упоминается в Плане счетов бухгалтерского учета. Поэтому ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете стоимость карты, по нашему мнению, не отражается.

Точно также в учете не отражается передача карты сотруднику и ее возврат.

Для учета карт необходимо вести журнал их выдачи и возврата, в котором расписываются работник, получивший карту, и лицо, ответственное за ведение учета по картам. В журнале целесообразно указывать:

- номер карты;

- Ф.И.О. держателя карты;

- срок, на который карта выдана работнику;

- дату передачи карты работнику и обратно.

 

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению банковские карточные счета могут быть приравнены к специальным счетам в банках и учитываться на отдельном субсчете счета 55 «Специальные счета в банках».

Согласно Инструкции по применению Плана счетов счет 55 «Специальные счета в банках» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории Российской Федерации и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах.

Вместе с тем, поскольку банковская карта не является платежным документом, то, по нашему мнению, денежные средства, находящиеся на ней могут учитываться на отдельном субсчете счета 51 «Расчетные счета».

 

В бухгалтерском учете операции с корпоративными картами отражаются следующими проводками (в данном случае, мы используем счет 55):

 Дебет 55 Кредит 51 - перечислены денежные средства с расчетного счета на банковский счет;

Дебет 76 Кредит 55 - оплачены услуги банка по обслуживанию специального карточного счета;

Дебет 91 Кредит 76 - признана стоимость услуг банка в составе прочих расходов;

 

Расходы на открытие и обслуживание карты в бухгалтерском учете учитываются как прочие расходы в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/09[1], а в налоговом - как внереализационные расходы  согласно подпункту 15 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

 

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Поэтому сотрудник, использующий карту, обязан отчитываться по израсходованным средствам.

Сделку с использованием пластиковой карты сопровождают расчетные документы - слипы (квитанции электронного терминала) или квитанции банкомата. Они дают информацию о расходах по специальному карточному счету. Эти расходы должны быть подтверждены квитанциями, товарными чеками на получение соответствующих услуг.

В срок, установленный организацией, работник должен вернуть банковскую карту в кассу организации. Одновременно он обязан представить авансовый отчет[2] о суммах, которые были списаны со счета организации по операциям, осуществленным с использованием корпоративной карты. При заполнении строки «Получен аванс» авансового отчета работник должен указать сумму, которая была потрачена на командировочные или представительские цели и оплачена корпоративной банковской картой. Та же сумма, списанная со счета по корпоративной карте, указывается по строке «Израсходовано». Основанием для заполнения авансового отчета является слип (квитанция электронного терминала), а также документы, подтверждающие произведенные расходы.

Необходимо отметить, что, по нашему мнению, установленный Порядком ведения кассовых операций[3] 3-х дневный срок для предоставления отчета, в данном случае не применим, по следующей причине.

Согласно пункту 11 указанного Порядка лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Поскольку банковские карты предполагают безналичные расчеты, Порядок ведения кассовых операций в данном случае не применим.

По нашему мнению, организация, для своевременного контроля за расходованием денежных средств с карточного счета, может установить периодичность предоставления сотрудником авансовых отчетов.

 

В бухгалтерском учете операции по учету израсходованных подотчетных сумм отражаются следующим образом:

Дебет 71 Кредит 55 – использованы сотрудником денежные средства с карты;

Дебет 26, 60 и т.д.  Кредит 71 – учтены произведенные сотрудником расходы.

 

Считаем также необходимым отметить, что согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 23 НК РФ налогоплательщики - организации и индивидуальные предприниматели обязаны письменно сообщать в налоговый орган об открытии или закрытии счетов (в течение семи дней). В соответствии с пунктом 2 статьи 11 НК РФ под понятием «счет» понимается расчетный (текущий) счет и иной счет в банке, который открывается на основании договора банковского счета, на который зачисляются и с которого могут расходоваться денежные средства организации. Нарушение налогоплательщиком установленного срока представления в налоговый орган информации об открытии или закрытии счета в каком-либо банке влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб. (пункт 1 статьи 118 НК РФ).