Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита об учете бланков вкладышей к трудовым книжкам

Департамент общего аудита об учете бланков вкладышей к трудовым книжкам

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

28.09.2010

Вопрос

Руководство представительства планирует приобрести вкладыши к трудовым книжкам. Какие документы и каким образом оформляется приобретение вкладышей к труд/книжкам, за наличный и безналичный расчет? Какие бух/проводки (за наличный сч 71 и безналичный расчет сч 51/сч 60)? Обязательно ли оприходовать в кассу (сч 503) и оформлять ПКО и РКО, или можно сделать просто бух/проводки без формирования в бух/программе ПКО и РКО? Какие штрафные санкции за нарушение методологии ведения БУ, касательно:
1. приобретения вкладышей к труд/книжкам и неоприходования в кассу сч 503;
2. приобретения а/б, жд/б и неоприходования в кассу сч 503?

Ответ

В соответствии с пунктом 38 Постановления Правительства РФ от 16.04.03 № 225[1] (далее по тексту – Постановление № 225) в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Согласно пункту 46 Постановления № 225 изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

При этом пунктом 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку[2] обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с Изготовителем или распространителем.

Как следует из вопроса, Ваша организация собирается приобретать вкладыши к трудовым книжкам. Соответственно, ей будет заключен договор с распространителем трудовых книжек[3].

Каких-либо специальных форм документов для поставщика вкладышей к трудовым книжкам действующим законодательством не предусмотрено. Соответственно, передача таких бланков будет оформляться поставщиком в общеустановленном порядке путем составления накладной по форме ТОРГ-12. Следует учитывать, что такой порядок будет применяться в случае, если изначально договор на приобретение трудовых книжек заключен между юридическими лицами. В этом случае оплата трудовых книжек в безналичном порядке будет подтверждаться платежным поручением.

В случае если приобретение трудовых книжек производится через подотчетное лицо, подтверждением приобретения трудовых книжек будет являться кассовый чек, предоставляемый сотрудником в качестве приложения к авансовому отчету.

Согласно пункту 40 Постановления № 255 с целью учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее у работодателей ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Форма такой книги в настоящее время утверждена Приказом Минтруда от 10.10.03 № 69.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка (пункт 41 Постановления № 255).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Соответственно, при приобретении вкладышей к трудовым книжкам информация о приобретенных трудовых книжках вносится в приходно-расходную книгу.

При этом указанные действия производятся вне зависимости от того, какой вид оплаты использовался при приобретении вкладышей к трудовым книжкам.

Вопрос 2: Какие бух/проводки (за наличный сч 71 и безналичный расчет сч 51/сч 60)? Обязательно ли оприходовать в кассу (сч 503) и оформлять ПКО и РКО, или можно сделать просто бух/проводки без формирования в бух/программе ПКО и РКО ?

Прежде всего, отмечаем, что в настоящее время не выработано однозначной позиции по вопросу бухгалтерского учета трудовых книжек.

Как указано в письме Минфина от 29.01.08 № 07-05-06/18:

«В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в организациях ведутся: приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель взимает с него оплату.

Исходя из ПБУ 10/99 и ПБУ 9/99 расходы организации по приобретению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, - на прочие доходы.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, данные о движении бланков трудовой книжки и вкладыша в нее учитываются на счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Соответственно, по мнению Минфина РФ, стоимость приобретенных бланков учитывается в составе расходов в периоде приобретения таких бланков.

Вследствие этого если руководствоваться изложенной позицией Минфина РФ приобретение бланков вкладышей в трудовую книжку будет отражаться проводками:

В случае приобретения бланков напрямую между двумя юридическими лицами

Дт 91 Кт 60 – поступили в организацию бланки вкладышей трудовых книжек;

Дт 60 Кт 51 – произведена оплата поставщику за приобретенные бланки;

Дт 006 – приобретенные бланки отражены за балансом.

В случае приобретения бланков через подотчетное лицо:

Дт 71 Кт 50 – выданы подотчетному лицу денежные средства на приобретение бланков;

Дт 91 Кт 71 – стоимость приобретенных бланков учтена в составе прочих расходов;

Дт 006 – приобретенные бланки отражены за балансом.

Вместе с тем в настоящее время имеется еще 2 позиции по поводу порядка учета бланков трудовых книжек.

В соответствии с пунктом 8 Постановления № 225 оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Соответственно, приобретение трудовых книжек работодателем производится в связи с требованиями трудового законодательства.

В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов[4] для обобщения информации для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом, предназначен счет 26 «Управленческие расходы».

Вследствие этого считаем, что расходы на приобретение бланков вкладышей к трудовым книжкам могут быть учтены в составе управленческих расходов на счете 26.

В этом случае составляются следующие проводки по приобретению бланков.

В случае приобретения бланков напрямую между двумя юридическими лицами

Дт 26 Кт 60 – поступили в организацию бланки вкладышей трудовых книжек;

Дт 60 Кт 51 – произведена оплата поставщику за приобретенные бланки;

Дт 006 – приобретенные бланки отражены за балансом.

В случае приобретения бланков через подотчетное лицо:

Дт 71 Кт 50 – выданы подотчетному лицу денежные средства на приобретение бланков;

Дт 26 Кт 71 – стоимость приобретенных бланков учтена в составе прочих расходов;

Дт 006 – приобретенные бланки отражены за балансом.

Кроме того, рядом специалистов не однократно высказывалась позиция о том, что бланки строгой отчетности являются имуществом работодателя. При выдаче трудовой книжки и вкладыша к ней работодатель взимает за нее плату. Соответственно, поскольку оформленная трудовая книжка при увольнении будет выдана работнику и будет являться его собственностью, при оформлении трудовой книжки работнику можно говорить о переходе права собственности на бланк трудовой книжки от работодателя к работнику.

С этой точки зрения приобретение трудовых книжек следует рассматривать как приобретение товаров.

В этом случае в бухгалтерском учете подлежат отражению следующие проводки:

В случае приобретения бланков напрямую между двумя юридическими лицами

Дт 41 Кт 60 – приобретены бланки трудовых книжек;

Дт 60 Кт 51 - – произведена оплата поставщику за приобретенные бланки;

Дт 006 – приобретенные бланки отражены за балансом.

В случае приобретения бланков через подотчетное лицо:

Дт 71 Кт 50 – выданы подотчетному лицу денежные средства на приобретение бланков;

Дт 41 Кт 71 – стоимость приобретенных бланков учтена в составе прочих расходов;

Дт 006 – приобретенные бланки отражены за балансом.

При таком подходе впоследствии в момент передачи трудовой книжки сотруднику в бухгалтерском учете отражается выручка от реализации трудовых книжек и стоимость их приобретения.

Дт 73 Кт 90[5] – отражена выручка от реализации бланка;

Дт 90 Кт 41 – стоимость приобретения бланка отражена в составе расходов.

Поскольку прямо ни один из приведенных способов учета бланков трудовых книжек не определен, Ваша организация вправе выбрать один из указанных способов и отразить его в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Как следует из вопроса, Ваша организация планировала отражать приобретенные бланки вкладышей в трудовые книжки на счете 50.3.

В связи с этим отмечаем, что в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов счет 50.3 предназначен для учета находящихся в кассе организации почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.

Анализ приведенного перечня позволяет сделать вывод о том, что в составе денежных документов учитываются документы, которые могут служить денежным эквивалентом. Так, оплаченные авиабилеты фактически представляют собой аванс в счет заключенного договора перевозки, почтовые марки – аванс в счет оказания почтовых услуг.

С этой точки зрения, по нашему мнению, бланк трудовой книжки не является денежным документом.

А соответственно, основания для его учета на счете 50.3 отсутствуют.

Следует учитывать, что согласно пункту 42 Постановления № 225 бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Соответственно, обязанность составлять ПКО и РКО на бланки вкладышей к трудовым книжкам в данном случае также отсутствует.

Вопрос 4: Какие штрафные санкции за нарушение методологии ведения БУ, касательно:

1. приобретения вкладышей к труд/книжкам и неоприходования в кассу сч 503;

2. приобретения а/б, жд/б и неоприходования в кассу сч 503?

Как было отмечено выше, приобретенные вкладыши к трудовым книжкам не подлежат учету на счете 50.3. Соответственно, их неоприходование на счет 50.3 не повлечет для Вашей организации каких-либо негативных последствий.

Что касается приобретенных авиа и железнодорожных билетов, то при их получении они должны быть учтены на счете 50.3.

Соответственно, в случае, если Ваша организация не отразит полученные билеты на счете 50.3, это может повлечь для нее применение ответственности по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов:

- в размере 10 тыс. рублей, если Ваша организация не будет отражать авиабилеты в течение одного календарного года;

- в размере 30 тыс. руб., если Ваша организация не будет отражать авиабилеты в течение более чем одного календарного года.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

[1] О трудовых книжках

[2] Утв. Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н

[3] Обращаем Ваше внимание, что договор между юридическими лицами должен быть заключен в письменной форме. При этом согласно пункту 2 статьи 432 ГК РФ договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. Соответственно, при приобретении бланков вкладышей к трудовым книжкам офертой может служить выставленный контрагентом счет, а акцептом платежное поручение, подтверждающее оплату данного счета.

[4] Утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н

[5] Обращаем Ваше вниманием, что, по мнению Минфина РФ при выдаче сотруднику бланка трудовой книжки или вкладыша к трудовой книжке, работодатель обязан начислить НДС. Указанное мнение выражено, в частности, в письме 06.08.2009 N 03-07-11/199, 27.11.2008 N 03-07-11/367, 26.09.2007 N 07-05-06/242, от 13.06.2007 N 03-07-11/159.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Назад в раздел