Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент Общего Аудита об услугах мобильной связи

Департамент Общего Аудита об услугах мобильной связи

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

09.06.2007

Вопрос

Нашей организацией заключен договор с оператором на услуги мобильной связи. Приказом директора утвержден перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими служебных обязанностей необходимо использование сотовой связи. Этим же приказом определено, что все звонки, в период с 0-00 до 24-00 часов, совершенные с целью решения служебных вопросов считаются производственными.Нужно ли в детализации счета, присланного оператором связи, выделять звонки производственные и личные, с последующим внесением в кассу компенсации за личные разговоры?Нужно ли заключать договора безвозмездной аренды телефонов в случае использования сотрудниками личных телефонных аппаратов?

Ответ

Согласно подпункту 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, затраты на оплату услуг связи[1], вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернета и иных аналогичных систем).

Обращаем ваше внимание, что на это указано также в письме УФНС по г. Москве от 20.09.06 № 20-12/83834.1.

Экономическая обоснованность и направленность на получение дохода расходов по оплате услуг связи подтверждается должностными обязанностями конкретных сотрудников, которые используют мобильную связь. Перечень таких сотрудников определяет организация в локальном нормативном акте (приказе) с обоснованием причин необходимости применения ими услуг сотовой связи. Соответственно, эта необходимость должна быть связана с производственной деятельностью организации.

Однако даже если расходы на мобильную связь экономически обоснованны и направлены на получение дохода, при отсутствии соответствующего документального подтверждения[2] в целях налога на прибыль они учтены быть не могут.

Точный и исчерпывающий перечень документов, которыми фирма обязана подтвердить свои расходы на мобильную связь, не определен ни в Налоговом кодексе, ни в каком-либо другом законодательном акте.

В Письме Минфина РФ от 23.05.05 № 03-03-01-04/1/275 отмечено, что такими документами могут являться[3]:

- утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу служебных обязанностей требуется сотовая связь;

- должностные инструкции работников, подтверждающие производственную необходимость пользования ими мобильными телефонами;

- договор с оператором на оказание услуг связи;

- детализированные счета операторов связи.

Таким образом, детализированные счета оператора связи, на наш взгляд, будут являться одним из документов, подтверждающих обоснованность учета расходов по оплате услуг мобильной связи в целях налога на прибыль.

По нашему мнению, форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе:

- номера телефонов всех абонентов;

- даты и время переговоров;

- тарификацию услуги.

Перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, следует подкрепить данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации Организации.

К косвенным доказательствам производственного характера расходов можно отнести письменное распоряжение (служебное задание) о переговорах с использованием мобильного телефона, а также отчет сотрудника-исполнителя о его результатах в письменной форме. Причем оба документа могут быть составлены в произвольной форме, но с указанием всех реквизитов, предусмотренных для первичных документов пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

По нашему мнению, при наличии служебного задания с указанием соответствующих контрагентов, и отчета о его выполнении, по нашему мнению производственная необходимость звонков будет подтверждена. В этом случае не придется выделять производственные и личные звонки в детализации счета (если осуществление телефонных переговоров по факту осуществляется в строгом соответствии со служебным заданием).

В случае если для организации каждый раз составлять такие служебные задания и отчеты об их исполнении затруднительно, рекомендуем проводить анализ детализации счета, выделяя телефонные номера, по которым велись производственные переговоры.

Телефонные переговоры, в отношении которых будет отсутствовать подтверждающая экономическую обоснованность документация, следует рассматривать, как произведенные в личных целях, и, соответственно, расходы по ним в целях налогообложения прибыли учтены быть не могут.

Обращаем Ваше внимание, что по данному вопросу имеется арбитражная практика, в пользу налогоплательщика (Постановления ФАС Московского округа от 13.09.2002 № КА-А40/6104-02, ФАС ЗСО от 16.03.05 № Ф04-1184/2005(9166-А46-35), ФАС МО от 21.07.05 по делу №КА-А41/6715-05), когда суды признавали, что налогоплательщик не обязан представлять никаких иных документов, кроме тех, которые подтверждают факт оплаты услуг связи, а доказывать экономическую необоснованность переговоров, непроизводственный характер затрат должны будут налоговые органы.

Тем не менее, имеется практика и не в пользу налогоплательщиков, когда суды считают, что именно фирма обязана доказать производственный характер подобных расходов (например, Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.05.05 № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1, Волго-Вятского округа от 21.12.05 №А31-8194/22, ЗСО от 04.05.05 по делу №Ф04-2733/2005(10928-А27-40), ФАС Уральского округа от 26.12.2005 № Ф09-2102/05-С2).

Хотелось бы отметить, что, в случае неподтверждения производственного характера произведенных переговоров, такая ситуация может быть расценена как оплата организацией услуг в интересах физического лица, что является в целях НДФЛ доходом в натуральной форме (подпункт 1 пункта 2 статьи 211 НК РФ). Соответственно, если организация не будет взыскивать с сотрудника суммы, израсходованные на непроизводственные мобильные переговоры, с получаемых сотрудником доходов в денежной форме необходимо удержать НДФЛ.

В случае использования сотрудниками личных телефонных аппаратов в производственных целях, на наш взгляд, допустимы два варианта оформления правоотношений между работниками и организацией.

Вариант 1.

Согласно статье 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

По нашему мнению Организация обязана производить выплаты компенсаций за использование личных мобильных телефонов сотрудников в служебных целях. При этом необходимо предусмотреть эти выплаты, их размер или порядок их определения в трудовом договоре с сотрудником или в отдельном соглашении. Договор аренды Организацией личного имущества сотрудника в данном случае заключать не обязательно.

Вариант 2.

Заключение с сотрудниками договоров безвозмездного пользования, предусмотренное пунктом 1 статьи 689 ГК РФ:

«По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором».

Но при этом организации необходимо учитывать, что согласно пункту 8 статьи 250 НК РФ доход в виде безвозмездно полученного имущества (работ, услуг) или имущественных прав (за исключением случаев, указанных в статье 251 НК РФ[4]) признается внереализационным доходом, учитываемым при налогообложении прибыли[5].

Не возникнут ли у нас проблемы с учетом оплаты за звонки в праздничные, выходные дни и ночное время, если один из сотрудников работает по совместительству и в его трудовом контракте имеется ограничение по его рабочему времени: не более 4 часов в день и не более 16 часов в неделю.

На наш взгляд, достаточно логичная позиция в отношении отнесения затрат в состав расходов для налогообложения прибыли за оплату услуг сотовой связи во время нахождения сотрудника на отдыхе изложена в письме Министерства Финансов РФ от 7.12.05 № 03-03-04/1/418:

«В случае ведения телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами для целей налогообложения. При этом такие расходы должны подтверждаться указанными выше документами, а критерием их экономической обоснованности для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях».

В то же время, обращаем ваше внимание на то, что звонки, совершенные в нерабочее время в служебных целях, могут быть расценены как привлечение сотрудников к сверхурочной работе.

Согласно статье 99 Трудового кодекса РФ сверхурочная работа - работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени - сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Оплата труда в сверхурочное время регулируется нормами Трудового кодекса РФ.

То есть, в случае осуществления регулярных и продолжительных во времени телефонных переговоров во внерабочее время мы не исключаем возможности предъявления претензий со стороны органов, осуществляющих надзор за соблюдением трудового законодательства.

В этом случае, рекомендуем включить в должностные инструкции сотрудников соответствующие пункты или, по возможности, исключить переговоры в служебных целях во внеурочное время.

[1] На основании статьи 2 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» электросвязью являются любые излучение, передача или прием знаков, сигналов, голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков или сообщений любого рода по радиосистеме, проводной, оптической и другим электромагнитным системам.

[2] Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (пункт 1 статьи 252 НК РФ).

[3] Аналогичный перечень приведен в письме УФНС по г. Москве от 09.02.05 №20-12/8153.:

- договоры с операторами мобильной связи на оказание услуг мобильной связи; детализированные счета операторов мобильной связи с указанием в них всех номеров телефонов абонентов, кодов городов (стран), дат и времени переговоров, продолжительности и стоимости разговора;

- приказы по организации, утверждающие перечни сотрудников с указанием причин, по которым их личные мобильные телефоны должны будут использоваться в производственных целях, а также номера телефонов абонентов (с указанием наименований абонентов-организаций и служебных должностей их сотрудников), связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности;

- иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом.

[4] Учитывая, что в рассматриваемом случае Организация от сотрудника - физического лица получает услуги по пользованию телефоном в служебных целях, правовых оснований для применения налоговой льготы, предусмотренной подпунктом 11 пункта 1 статьи 251 НК РФ, не имеется.

[5] При получении имущества (работ, услуг) безвозмездно оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений статьи 40 НК РФ, но не ниже определяемой в соответствии с главой 25 НК РФ остаточной стоимости - по амортизируемому имуществу и не ниже затрат на производство (приобретение) - по иному имуществу (выполненным работам, оказанным услугам). Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком - получателем имущества (работ, услуг) документально или путем проведения независимой оценки.

Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit

Назад в раздел