Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита об утрате сотрудниками, находящимися в командировке, подтверждающих документов
Департамент общего аудита об утрате сотрудниками, находящимися в командировке, подтверждающих документов
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
28.08.2012
Вопрос
1. В нашей организации предусмотрен карточный счет (держатели корпоративных карт- это несколько наших сотрудников которые при поездках в командировки расплачиваются ими).
Есть случаи, когда по приезду из командировок, сотрудники теряют чеки, гостиничные счета и проч. первичные документы по которым они расплачивались картой.
Таким образом, остается только выписка из банка, где отражено списание денежных средств и название организаций кому сделан перевод. Соответственно, какие расходы и за что в выписке не понятны.
В этом случае на каком основании списывать в расходы? Нужны ли служебные записки от сотрудников с пояснениями на что потрачены денежные средства ?
Нужно ли начислять НДФЛ сотрудникам если нет подтверждающих документов кроме выписки из карточного счета?
2. Сотрудник по приезду из командировки не отчитался за авиа/перелет : не предоставил в бухгалтерию ни электронного билета (или ни бумажного билета если был таков), ни посадочных талонов.
С компанией у которой наша организация заказывала билет мы уже не работаем и соответственно запросить повторно билет (электронный или на бумажном бланке) не предоставляется возможным.
В бух учете на основании накладной, которую выдает поставщик мы принимаем на учет билет и передаем его сотруднику под отчет.
На каком основании наша компания может списать билет на расходы ? (есть накладная и счет фактура от поставщика .
Нужно ли начислять НДФЛ сотруднику с суммы билета?
1. В нашей организации предусмотрен карточный счет (держатели корпоративных карт- это несколько наших сотрудников которые при поездках в командировки расплачиваются ими).
Есть случаи, когда по приезду из командировок, сотрудники теряют чеки, гостиничные счета и проч. первичные документы по которым они расплачивались картой.
Таким образом, остается только выписка из банка, где отражено списание денежных средств и название организаций кому сделан перевод. Соответственно, какие расходы и за что в выписке не понятны.
В этом случае на каком основании списывать в расходы? Нужны ли служебные записки от сотрудников с пояснениями на что потрачены денежные средства ?
Нужно ли начислять НДФЛ сотрудникам если нет подтверждающих документов кроме выписки из карточного счета?
2. Сотрудник по приезду из командировки не отчитался за авиа/перелет : не предоставил в бухгалтерию ни электронного билета (или ни бумажного билета если был таков), ни посадочных талонов.
С компанией у которой наша организация заказывала билет мы уже не работаем и соответственно запросить повторно билет (электронный или на бумажном бланке) не предоставляется возможным.
В бух учете на основании накладной, которую выдает поставщик мы принимаем на учет билет и передаем его сотруднику под отчет.
На каком основании наша компания может списать билет на расходы ? (есть накладная и счет фактура от поставщика .
Нужно ли начислять НДФЛ сотруднику с суммы билета?
Ответ
В силу подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки.
При этом в целях исчисления налога на прибыль принимаются расходы, удовлетворяющие критериям, установленным нормой пункта 1 статьи 252 НК РФ:
- экономическая обоснованность;
- направленность на получение дохода;
- наличие документального подтверждения.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
По общему правилу, документальным подтверждением командировочных расходов являются[1]:
- утвержденный руководителем организации авансовый отчет командированного сотрудника;
- командировочное удостоверение, приказ о направлении сотрудника в командировку;
- первичные документы о расходах, которые были понесены сотрудником во время командировки.
Как следует из вопроса, имеют место случаи утери первичных документов, подтверждающих расходы, понесенные сотрудником во время командировки. При этом в распоряжении Организации остаются выписки банка, удостоверяющие сумму расходов и наименование контрагентов.
Поскольку законодательно предоставлена возможность косвенного подтверждения документами суммы понесенных расходов, считаем, что Организации необходимо представить документы, обосновывающие размер расходов, кем и в каких целях были произведены такие расходы.
Выписка банка подтверждает, что расходы были понесены сотрудником в период командировки, также подтверждает сумму расходов и контрагента, которому была произведена оплата.
Кроме того, от сотрудника Организации следует получить служебную записку, в которой необходимо указать в связи с чем были осуществлены рассматриваемые расходы.
На основании совокупности документов, подтверждающих факт осуществления командировки – приказа, служебного задания, отчета, а также выписки банка и служебной записки, считаем, что Организация сможет учесть в составе расходов затраты, понесенные сотрудником, первичные документы по которым были утеряны.
Дополнительным косвенным подтверждением может являться, например, письмо из гостиницы, составленное в произвольной форме, удостоверяющее, что сотрудник Организации пользовался ее услугами в периоде нахождения в командировке.
Отметим, что в отношении рассматриваемого нами вопроса какие-либо комментарии фискальных органов отсутствуют. Однако в целом позиция налоговых органов сводится к тому, что расходы должны быть подтверждены первичными документами.
Так, в Письме Минфина РФ от 25.06.07 № 03-03-06/1/392 было высказано мнение о том, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами. Документы, косвенно подтверждающие произведенные затраты, могут служить только дополнением к уже имеющимся первичным документам. Соответственно, если первичные документы отсутствуют, расходы признать нельзя.
Арбитражная практика по данному вопросу противоречива, выводы судов основаны на конкретных обстоятельствах дела. Отрицательная практика складывается в основном в тех случаях, когда по совокупности признаков, в числе которых имеет место отсутствие первичных документов, сделка свидетельствует о получении налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.12.10 по делу № А19-8821/2010).
При этом в тех случаях, когда претензии налоговых органов касались исключительно отсутствия первичных документов, суды принимают сторону налогоплательщика, если имеется косвенное документальное подтверждение понесенных расходов (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 15.02.11 по делу № А56-16132/2010).
Учитывая изложенное, по нашему мнению, Организация вправе признать рассматриваемые нами расходы в целях исчисления налога на прибыль, однако, учитывая позицию проверяющих органов, мы не исключаем риска возникновения споров с налоговыми органами.
При этом, поскольку суды при рассмотрении данного вопроса исходят из конкретных обстоятельств дела, предположить вероятность положительного исхода не представляется возможным.
Объектом обложения НДФЛ признается, в том числе доход, полученный физическим лицом в натуральной форме (подпункт 10 пункта 1 статьи 208 и статья 209 НК РФ).
Пунктом 1 статьи 211 НК РФ установлено, что при получении налогоплательщиком дохода от организаций в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг), иного имущества, налоговая база определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг) иного имущества, исчисленная исходя из их цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному статьей 105.3 НК РФ.
При этом согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Соответственно, понесенные сотрудником документально подтвержденные командировочные расходы, подлежащие компенсации, а также изначально осуществленные за счет средств работодателя, не подлежат обложению НДФЛ.
Глава 23 НК РФ не содержит разъяснений, что понимается по документальным подтверждением расходов.
Считаем, что в этом случае следует исходить из определения, приведенного в пункте 1 статьи 252 НК РФ.
Таким образом, на наш взгляд, если с точки зрения налога на прибыль командировочные расходы признаются документально подтвержденными, т.е. подтвержден производственных характер расходов, то такие расходы также не облагаются НДФЛ.
Соответственно, в рассматриваемом нами случае, если исходить из того, что косвенных доказательств достаточно для того, чтобы квалифицировать понесенные сотрудником расходы в качестве командировочных, то такие расходы также не подлежат обложению НДФЛ.
В том случае, если служебная записка будет отсутствовать, т.е. производственный характер расходов не будет подтвержден, такие расходы будут подлежать обложению НДФЛ.
Еще раз отметим, что в силу пункта 3 статьи 217 НК РФ при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ
Соответственно, в случае, если сотрудником будут утеряны первичные документы, подтверждающее расходы по найму жилого помещения, а также будет отсутствовать служебная записка и прочее косвенное подтверждение, то облагаться НДФЛ будет сумма, превышающая 700 руб. за каждый день нахождения в командировке.
Из анализа позиции официальных органов следует, что Минфин РФ для освобождения расходов от обложения НДФЛ настаивает на наличии счета из гостиницы и документов, подтверждающих фактическую оплату - Письмо Минфина РФ от 08.08.05 № 03-05-01-04/261:
«…суммы возмещения работнику его расходов по найму жилья в командировке, подтвержденных такими документами, как счет гостиницы и приходный кассовый ордер на оплату проживания, не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 Кодекса».
Суды исходят из конкретных обстоятельств дела и принимают к рассмотрению дополнительные документы, косвенно подтверждающие производственный характер понесенных расходов - Постановления ФАС Московского округа от 28.01.10 № КА-А40/15468-09, ФАС Западно-Сибирского округа от 13.04.09 № Ф04-1948/2009(4045-А75-49), Ф04-1948/2009(4043-А75-49), ФАС Северо-Кавказского округа от 29.07.08 № Ф08-4212/2008.
Подводя итоги изложенному, еще раз отметим, что, по нашему мнению, если производственный характер расходов может быть подтвержден косвенно прочими документами, то при отсутствии первичных документов, такие расходы могут учитываться при исчислении налога на прибыль и не облагаться НДФЛ.
В этом случае имеется риск претензий со стороны налоговых органов, поэтому свою позицию возможно придется отстаивать в судебном порядке.
Для обоснования своей позиции, на наш взгляд, Организации следует подтвердить сумму расходов, тот факт, что расходы были понесены в рамках командировки, в производственных целях, командированным сотрудником.
Вопрос 2:
Сотрудник по приезду из командировки не отчитался за авиа/перелет : не предоставил в бухгалтерию ни электронного билета (или ни бумажного билета если был таков), ни посадочных талонов.
С компанией у которой наша организация заказывала билет мы уже не работаем и соответственно запросить повторно билет (электронный или на бумажном бланке) не предоставляется возможным.
В бух учете на основании накладной, которую выдает поставщик мы принимаем на учет билет и передаем его сотруднику под отчет.
На каком основании наша компания может списать билет на расходы ? (есть накладная и счет фактура от поставщика .
Нужно ли начислять НДФЛ сотруднику с суммы билета?
Как было отмечено нами выше, одним из необходимых условий для признания расходов в целях исчисления налога на прибыль, является наличие соответствующего документального подтверждения.
Документальным подтверждением в силу пункта 1 статьи 252 НК РФ считается наличие первичных документов, оформленных в соответствии с требованиями действующего законодательства, а также наличие документов, косвенно подтверждающих произведенные расходы.
В соответствии с пунктом 2 статьи 105 Воздушного кодекса РФ договор воздушной перевозки пассажира, договор воздушной перевозки груза или договор воздушной перевозки почты удостоверяется соответственно билетом и багажной квитанцией в случае перевозки пассажиром багажа, грузовой накладной, почтовой накладной.
Форма электронного пассажирского билета утверждена Приказом Минтранса РФ от 08.11.06 № 134 (далее – Приказ № 134).
Пунктом 2 Приказа № 134 установлено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ.
Кроме того, согласно пункту 84 Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей», утвержденных Приказом Минтранса РФ от 28.06.07 № 82, при регистрации пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.
Из изложенного следует, что документальным подтверждением расходов на авиа-перелет сотрудника будут являться:
- маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
- посадочный талон.
Данной точки зрения придерживаются и проверяющие органы – Письма Минфина РФ от 24.11.11 № 03-03-07/54, от 19.10.11 № 03-03-07/46, от 23.09.11 № 03-03-07/34, от 21.09.11 № 03-03-07/33, от 15.08.11 № 03-03-07/28, от 07.06.11 № 03-03-07/20, от 01.02.11 № 03-03-07/1, от 13.12.10 № 03-03-06/4/123, от 26.10.10 № 03-03-07/35, от 16.08.10 № 03-03-07/27.
В рассматриваемом нами случае электронные билеты, а также посадочные талоны отсутствуют.
При этом в распоряжении Организации имеются накладная и счет-фактура поставщика, реализовавшие билеты в адрес Организации. При наличии документов, подтверждающих факт осуществления командировки – приказ о командировки, служебное задание, отчет о выполненном задании, считаем, что накладная и счет-фактура являются косвенным подтверждением расходов на проезд. Соответственно, по нашему мнению, такие расходы могут учитываться в целях исчисления налога на прибыль.
Аналогичная точка зрения высказывается налоговыми органами.
Так, в Письме УФНС РФ по г. Москве от 15.07.08 № 20-12/066864 было отмечено следующее:
«При отсутствии оригинала проездного документа (либо оригинала посадочного талона), приобретенного организацией по безналичному расчету у специализированной организации согласно заключенному договору на покупку билетов, основанием для признания расходов на его оплату может служить накладная (счет, счет-фактура). Такая накладная должна содержать сведения о номере бланка проездного документа, стоимости билета, ФИО пассажира - сотрудника организации, маршруте (рейсе), датах отправки из конечных пунктов, при обязательном наличии приказа на командировку, служебного задания, а также копий со страниц загранпаспорта со штампами о пересечении границ государств (при загранкомандировках)».
Однако, по мнению Минфина РФ, при потере подлинников проездных билетов, расходы на проезд могут быть подтверждены дубликатом проездного документа, копией экземпляра билета или справкой из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки - Письма от 27.02.12 № 03-03-07/6, от 13.01.12 № 03-03-06/1/11, от 21.09.11 № 03-03-07/33, от 05.02.10 N 03-03-05/18.
При этом Минфином РФ в принципе не анализировалась возможность признания расходов на проезд на основании товарной накладной и счета-фактуры, выставленных поставщиком, реализующим авиабилеты.
Какая-либо арбитражная практика по данному вопросу отсутствует.
На основании изложенного, считаем, что Организация вправе учесть в целях исчисления налога на прибыль расходы по оплате авиапрелета на основании товарной накладной, счета-фактуры, выставленных поставщиком авиабилетов, при условии наличия прочих документов, подтверждающих факт осуществления командировки – приказ о командировке, служебное задание, отчет о выполненном задании.
Аналогичные доводы, на наш взгляд, необходимо применять в отношении возможности освобождения от налогообложения НДФЛ.
Иными словами, поскольку Организация может косвенно подтвердить тот факт, что расходы на билеты были понесены в производственных целях – сотрудник фактически находился в командировке, то расходы на проезд не подлежат обложению НДФЛ.
В Письме Минфина РФ от 05.02.10 № 03-03-05/18 по данному вопросу в отношении возникановение объекта обложения НДФЛ было отмечено следующее:
«…компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное подтверждение.
При отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.
В случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки».
Возможность подтверждения стоимости поездки, даты ее осуществления на основании транспортной накладной и счета-фактуры, выставленных поставщиком, реализовавшим билет, финансовыми органами не анализировалась.
В связи с чем, полностью исключить вероятность возникновения споров с налоговыми органами мы не можем. При этом считаем, что Организация сможет отстоять свою позицию в случае судебного разбирательства.
А так же прошу Вашего мнения, если отсутствуют посадочные талоны, то можно ли списывать билеты на с/с?
Документальным подтверждением расходов на авиа-перелет сотрудника, направленного в командировку, будут являться:
- маршрут/квитанция электронного пассажирского билета (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
- посадочный талон.
При этом маршрут/квитанция является документом строгой отчетности, удостоверяющим факт оплаты авиабилетов.
Посадочный талон подтверждает тот факт, что услуга по перевозке пассажира была оказана, и пассажир был доставлен до места назначения.
По нашему мнению, документы, подтверждающие факт направления сотрудника в командировку, его пребывание в ней и выполнение определенного задания, также подтверждают тот факт, что сотрудник прибыл в то место, куда был приобретен авиабилет.
На основании изложенного, считаем, что при наличии документов, подтверждающих факт направления сотрудника в командировку и выполнения им соответствующего задания (приказ о направлении в командировку, служебное задание, отчет о выполненном задании, услуги гостиницы) Организация вправе в налоговую базу включить сумму расходов по оплате проезда, подтвержденных маршрутом/квитанцией (распечаткой электронного билета) без посадочного талона.
Позиция фискальных органов по данному вопросу неоднозначна.
В Письмах Минфина РФ от 21.08.08 № 03-03-06/1/476, 07.09.07 № 03-03-06/1/649 было высказано мнение, что для подтверждения расходов необходимы маршрут/квитанция, чек или другой документ, оформленный на бланке строгой отчетности, а также документы о направлении работника в командировку, распечатка электронного билета или посадочный талон пассажира.
В Письмах Минфина РФ от 27.12.07 № 03-03-06/1/893, от 11.10.07 № 03-03-06/1/717 отмечена необходимость наличия одновременно и распечатки электронного билета, и посадочный талон пассажира.
Соответственно, при отсутствии посадочного талона вероятность возникновения претензий со стороны налоговых органов существует, однако, на наш взгляд, у Организации есть все шансы отстоять свою позицию в судебном порядке в связи с чем, что факт выполнения сотрудников служебного задания в рамках командировки, очевидно, доказывает тот факт, что проезд до места командировки состоялся и услуга по перевозке пассажира была оказана.
Аналогичный подход действует в отношении порядка обложения НДФЛ.
По нашему мнению, расходы, подтвержденные распечаткой электронного билета и прочими «командировочными» документами при отсутствии посадочного талона не подлежат обложению НДФЛ.
Однако полностью исключить вероятность споров с налоговыми органами мы не можем, при этом у Организации имеются все шансы отстоять свою позицию в судебном порядке.
Кроме того, хотелось бы обратить Ваше внимание, что компания-поставщик, предоставившая в Ваш адрес товарную накладную и счет-фактуру, не является непосредственным перевозчиком. Поэтому считаем, что Ваша Организация вправе обратиться в транспортную компанию и получить необходимую справку. Наличие такой справки, на наш взгляд, минимизирует возможные налоговые риски.
[1] Аналогичная точка зрения выражена в Письмах Минфина РФ от 19.11.09 № 03-03-06/1/764, от 14.09.09 № 03-03-05/169, ФНС РФ от 25.11.09 № МН-22-3/890, УФНС РФ по г. Москве от 28.10.10 № 16-15/113462@.
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
Назад в раздел