Главная / Консультации / Общий аудит / Департамент общего аудита по вопросу печатей и штампов на командировочном удостоверении
Департамент общего аудита по вопросу печатей и штампов на командировочном удостоверении
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit
27.02.2013
Вопрос
Наша сотрудница была направлена в командировку.
По возвращении из неё она предоставила командировочное удостоверение, на котором организация, куда ездила наша сотрудница, проставила печати, на которых написано «для платежных документов». Никаких документов, подтверждающих, что эта печать применяется в организации, предоставлено не было. Также в практике возможно проставление печатей на удостоверениях с пометками «для накладных», «для лаборатории», «для отдела кадров», кроме того вместо круглых печатей могут на удостоверении проставить просто штамп организации.
1. Насколько правомерно проставление печати с надписью «для платежных документов» и иными надписями на командировочном удостоверении?
2. Можем ли мы в первом и иных случаях произведенные расходы списать как расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль? Нужны ли для этого какие-то дополнительные документы, подтверждающие, что такая печать применяется в организации?
3. Если мы признаем такие расходы для целей налогового учета, возникают ли в этом случае у нас налоговые риски? Какие, в каком размере?
Наша сотрудница была направлена в командировку.
По возвращении из неё она предоставила командировочное удостоверение, на котором организация, куда ездила наша сотрудница, проставила печати, на которых написано «для платежных документов». Никаких документов, подтверждающих, что эта печать применяется в организации, предоставлено не было. Также в практике возможно проставление печатей на удостоверениях с пометками «для накладных», «для лаборатории», «для отдела кадров», кроме того вместо круглых печатей могут на удостоверении проставить просто штамп организации.
1. Насколько правомерно проставление печати с надписью «для платежных документов» и иными надписями на командировочном удостоверении?
2. Можем ли мы в первом и иных случаях произведенные расходы списать как расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль? Нужны ли для этого какие-то дополнительные документы, подтверждающие, что такая печать применяется в организации?
3. Если мы признаем такие расходы для целей налогового учета, возникают ли в этом случае у нас налоговые риски? Какие, в каком размере?
Ответ
В первую очередь хотелось бы обратить Ваше внимание на следующее.
Согласно определениям, используемым в Государственном стандарте РФ «Печати с воспроизведением государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования»[1] печать – это устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу.
Пунктом 3.25 Государственного стандарта РФ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[2] установлено, что оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.
Кроме того, обязательное использование печати организации установлено как формами унифицированных документов, так и рядом правовых норм.
Юридическое значение печати заключается в удостоверении ее оттиском подлинности подписи лица, управомоченного представлять организацию во внешних отношениях, а также того факта, что соответствующий документ исходит от индивидуально определенной организации как юридического лица, являющегося самостоятельным участником гражданского оборота и субъектом предпринимательского права (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.12.10 по делу № А56-9593/2010).
Гражданское законодательство не содержит норм, регулирующих правила изготовления печати организации. Также отсутствуют какие-либо указания относительно печати организации в Федеральном законе «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.01 № 129-ФЗ.
При этом пунктом 5 статьи 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.98 № 14-ФЗ (далее – Закон № 14-ФЗ) установлено, что общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов РФ и (или) иностранном языке.
Аналогично, пунктом 7 статьи 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.95 № 208-ФЗ (далее – Закон № 208-ФЗ) предусмотрено, что общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов РФ.
Государственным стандартом РФ «Печати с воспроизведением государственного герба РФ. Форма, размеры и технические требования» утверждены обязательные требования к печатям с изображением государственного герба РФ:
«П. 3.4. Вокруг Государственного герба Российской Федерации на расстоянии 1 - 0,1 мм располагается по окружности микротекст в позитивном начертании (черный текст на белом фоне). Микротекст включает информацию о заказчике печати с содержанием идентификационного налогового номера (ИНН XXXXXXXXXX), а также, по его усмотрению, код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО XXXXXXXX) и т.п.
П. 3.5 «Между микротекстами с позитивным и негативным начертаниями по часовой стрелке и симметрично относительно вертикальной оси клише печати располагаются концентрические строки информационного поля, содержащие полное наименование юридического лица в именительном падеже, в скобках - его краткое наименование (если таковое имеется), и основной государственный регистрационный номер (ОГРН XXXXXXXXXXXXX) заказчика печати согласно записи в Едином государственном реестре юридических лиц. Наименование юридического лица должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного наименования».
Таким образом, согласно действующему законодательству юридическое лицо обязано иметь круглую печать. Обязательными реквизитами печати являются полное фирменное наименование организации на русском языке и указание на место нахождения организации.
В случае, если на печати воспроизводится государственный герб, то обязательными реквизитами печати также являются ИНН и ОГРН организации.
Кроме того, законодательством не установлено количество печатей, которые может иметь организация.
Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 08.10.10 № КГ-А40/11421-10 по делу № А40-8411/08-53-98 суд указал, что законодательство не содержит запретов юридическим лицам иметь более одной печати, и такие печати государственной регистрации не подлежат.
Аналогично, в Постановлении Четвертого арбитражного апелляционного суда от 30.11.09 по делу № А10-2163/2009 было отмечено, что согласно правилам обычая делового оборота организация может иметь несколько печатей.
Соответственно, организация вправе изготовить любое количество печатей.
При этом приведенные нормы не содержат запрета на наличие в печати организации дополнительных сведений, поэтому, считаем, что организация вправе помимо обязательных реквизитов наносить на печать любую дополнительную информацию.
Обращаем Ваше внимание на разъяснения, данные в Письме Минфина РФ от 18.11.11 № 03-02-07/1-397 были даны следующие разъяснения:
«В соответствии с п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ \"Об акционерных обществах\" общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.
Указанным Федеральным законом не ограничивается количество экземпляров печати общества.
Используемые в организации печати структурных подразделений (например, бухгалтерии, отдела кадров, канцелярии) и иные печати (для удостоверений, для справок, треугольные печати) имеют узкое функциональное назначение.
Порядок пользования такими печатями устанавливается организацией в соответствии с нормативными правовыми актами и с учетом специфики документирования своей деятельности.
Использование печатей структурных подразделений организации для заверения подлинности подписи руководителя организации в налоговых декларациях (расчетах), представляемых в налоговые органы, не предусмотрено Кодексом, Федеральным законом от 26.12.1995 N 208-ФЗ и установленными формами налоговых деклараций (расчетов).
В случаях, если в соответствии с законодательством Российской Федерации и установленными формами предусмотрено заверение подписи в документах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности печатью организации, указанные документы, представляемые в налоговые органы, заверяются печатью организации».
Отметим также мнение ФАС Волго-Вятского округа, высказанного в Постановлении от 16.04.04 № А43-10946/2003-25-340, что документ головной компании не может быть скреплен печатью ее обособленного структурного подразделения, содержащей наименование обособленного подразделения и его местонахождение.
Из изложенного можно сделать вывод о том, что печати должны использоваться в соответствии с их назначением, налагаемым на них организацией, при внесении дополнительных реквизитов, т.е. использование печати «для счетов» на иных документах, кроме счетов, может повлечь претензии со стороны налоговых органов в связи с признанием таких документов недействительными.
Однако законодательно порядок использования печатей, имеющих дополнительные реквизиты, прямо не регламентирован, поэтому, считаем, что организации вправе самостоятельно определить порядок использования таких печатей.
В отношении регистрации печатей отметим.
Действующее законодательство не содержит требования о регистрации печати общества.
В Москве до 2002 года существовала процедура обязательной регистрации печатей при создании юридического лица. Так, при регистрации юридического лица требовалось утверждение эскиза печати в Московской регистрационной палате[3] с последующей обязательной ее регистрацией, где указывались бы сведения о реестровом номере, данные о пользователе печати, ее изготовителе, дате и методе изготовления, дополнительных реквизитах и другие, а также размещались бы контрольные оттиски[4].
С передачей функций по регистрации юридических лиц ФНС РФ процедура регистрации печати стала необязательной.
Юридические лица самостоятельно изготавливают и хранят печати.
В настоящее время действует Государственное унитарное предприятие города Москвы «Московский реестр», которое предоставляет услуги по изготовлению, регистрации и ликвидации печатей, штампов юридических лиц. При регистрации в Реестре печати присваивается индивидуальный реестровый номер, формируется реестровое дело. Регистрация печати в «Московском реестре» осуществляется в добровольном порядке.
Подводя итоги изложенному, на наш взгляд, можно сделать следующие выводы:
1. Обязательными, являются следующие требования к печати организации:
- круглая форма,
- указание полного наименования организации на русском языке,
- указание местонахождения организации.
Соответственно, наличие на документе круглой печати, содержащей полное наименование организации на русском языке и сведения о местонахождении организации, на наш взгляд, свидетельствует о надлежащем заверении такой печатью соответствующих полномочий лица, подписавшего документ.
2. Если документ, требующий обязательного заверения печатью организации, заверен печатью организации, не содержащей обязательных реквизитов, такой документ может быть признан оформленным не надлежащим образом.
3. Организация вправе включать в печать любые дополнительные реквизиты, в том числе указывать на назначение печати: «для платежных документов», «для накладных», «для лаборатории», «для отдела кадров». Указание дополнительного реквизита может повлечь ограничение действия печати, несмотря на тот факт, что законодательством прямо такие ограничения не предусмотрены. Порядок использования таких печатей устанавливается организацией самостоятельно.
4. Количество печатей организации законодательно не ограничено.
5. Действующее законодательство не содержит требования о регистрации печати организации. По желанию возможна добровольная регистрация печати в организациях, оказывающих подобные услуги.
До 1 января 2013 года обязательными к применению были первичные документы, унифицированные формы которых были утверждены Постановлением Госкомстата РФ.
Так, в частности, Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1 утверждена унифицированная форма Командировочного удостоверения, в качестве обязательных реквизитов предусматривающая удостоверение печатью отметок о прибытии командированного в место командировки и выбытии из него.
При этом Указаниями о порядке заполнения Командировочного удостоверения предусмотрено, что данный документ удостоверяет время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).
В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
При этом какие-либо более конкретные требования в отношении самой печати, проставляемой в Командировочном удостоверении, в Указаниях отсутствуют.
На наш взгляд, в этом случае печать должна удовлетворять общим требованиям, предусмотренным законодательством, т.е.:
- иметь круглую форму;
- иметь информацию о наименовании организации на русском языке и о ее месте нахождения.
При этом считаем, что печать, проставляемая на командировочном удостоверении, может иметь дополнительные реквизиты. При этом желательно, чтобы дополнительные реквизиты не противоречили назначению, в котором используется такая печать.
Как было отмечено нами выше, порядок использования печатей, имеющих дополнительные реквизиты, устанавливается организацией самостоятельно с учетом специфики документирования своей деятельности.
В рассматриваемом нами случае из вопроса следует, что на командировочном удостоверении отметки заверены печатью с надписью «для платежных документов». На наш взгляд, в этом случае, если печать имеет круглую форму, содержит наименование организации на русском языке и указание на местоположение организации, то такая печать удовлетворяет требованием действующего законодательства и соответствующим образом удостоверяет отметки на командировочном удостоверении, несмотря на наличие дополнительного реквизита «для платежных документов».
С другой стороны, учитывая мнение фискальных органов и приведенную ранее арбитражную практику, указание на печати информации «для платежных документов» может быть расценено, как намерение организации данной печатью заверять подписи именно на платежных документах, а использование указанной печати в иных целях, неправомерно, что может повлечь признание сведений о времени нахождения сотрудника в командировке неподтвержденными.
Однако в этом случае исключение из состава затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль, командировочных расходов маловероятно в силу следующего.
Пунктом 1 статьи 252 НК РФ установлено, что расходы учитываются при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при наличии соответствующего документально подтверждения.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Соответственно, при наличии других подтверждающих документов – приказа о командировке и ее сроках, проездных документов, счета из гостиницы, время нахождения сотрудника в командировке будет также подтверждено.
Отметим, что официальные разъяснения, касающиеся порядка заверения печатями отметок в командировочном удостоверении, отсутствуют, также отсутствует арбитражная практика, что может косвенно свидетельствовать о минимальном риске в рассматриваемой ситуации, однако, полностью исключить его существование мы не можем.
Аналогичные риски возможны в случае проставления на командировочном удостоверении печати, имеющей реквизит – «для накладных», «для счетов» и прочее.
Указание на печати реквизита «для лаборатории», «для отдела кадров» каких-либо последствий повлечь не должно в связи с тем, что такие печати на командировочном удостоверении логично проставлять сотрудниками отдела кадров, а также сотрудниками, имеющими отношение к лаборатории в случае, если сотрудник, находящийся в командировке, был направлен именно в указанную лабораторию.
Представление в данном случае каких-либо документов, обосновывающих возможность применения печатей с дополнительными реквизитами, законодательно не установлено.
Так, дополнительным аргументом в пользу организации может служить тот факт, что, по мнению судебных инстанций, наличие приказов о командировках, служебных заданий, авансовых отчетов, включая командировочные удостоверения без печати принимающей стороны, но с подписью уполномоченного лица, однозначно свидетельствуют о пребывании работников в командировке (Постановлением ФАС Московского округа от 21.03.11 № КА-А40/1449-11).
В отношении возможности применения штампов хотелось бы отметить следующее.
Нормами абзаца 2 пункта 5 статьи 2 Закона № 14-ФЗ и абзаца 2 пункта 7 статьи 2 Закона № 208-ФЗ предусмотрено, что общество вправе иметь штампы со своим наименованием.
При этом законодательством не регламентирована форма штампа, его обязательные реквизиты. Также не регулируется порядок и случаи применения штампов организациями.
Основным отличием печати от штампа, на наш взгляд, является обязанность каждой организации иметь печать, отвечающую ряду требований. В свою очередь, наличие штампа у организации является ее правом, а не обязанностью. Кроме того, какие-либо требования в отношении порядка изготовления штампа законодательством не установлены.
В силу изложенного, считаем, что штампы не могут заменять печать в документах, в которых обязательным реквизитом является наличие печати.
Поскольку в унифицированной форме Командировочного удостоверения прямо предусмотрено удостоверение соответствующих отметок печатью, наличие штампа и отсутствие печати, на наш взгляд, может повлечь признание отметок о времени нахождения сотрудника в командировке документально не подтвержденными.
Как было отмечено нами выше, в этом случае Организация сможет дополнительно подтвердить время нахождения сотрудника в командировке соответствующим приказом о командировке, проездными документами, счета из гостиницы.
Отметим, что официальные разъяснения и арбитражная практика по данному вопросу отсутствуют, что, на наш взгляд, косвенно свидетельствует о том, что риски по налогу на прибыль в связи с исключением из налоговой базы командировочных расходом минимальны.
[1] утвержденным Постановлением Госстандарта России от 25.12.01 № 573-ст
[2] Утверждено Постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст
[3] Приказ Московской регистрационной палаты от 20.01.99 № 17.
[4] Распоряжение мэра Москвы от 25.08.98 № 843-РМ.
Ответы на самые интересные вопросы на нашем телеграм-канале knk_audit